Kathryn hat ein Problem mit der Funktion „Änderungen verfolgen“ von Word 2003. Es scheint, dass wenn ein Dokument Änderungen verfolgt hat und diese Änderungen schließlich alle akzeptiert werden, sie nicht wirklich verschwinden. Als letzten Schritt ändert sie die Ansicht des Dokuments in „Final“ und speichert es. Beim nächsten Öffnen des Dokuments wird es jedoch auf „Final Showing Markup“ zurückgesetzt – und alle Änderungen sind wieder verfügbar.

Hier ist die Art und Weise, wie Änderungen verfolgen in Word funktionieren soll. Wenn Sie es aktivieren, werden alle von Ihnen vorgenommenen Änderungen im Dokument als „Markup“ vermerkt.

Dieses Markup soll auf dem Bildschirm sichtbar sein, sofern Sie das Dokument als „Final Showing Markup“ anzeigen. Sie können das Markup entweder vorübergehend ausblenden (ändern Sie die Ansicht in „Final“) oder Sie können das Markup entfernen, indem Sie die Änderungen auflösen (akzeptieren oder ablehnen). Wenn alle Änderungen behoben sind, sollte es keinen Unterschied zwischen den beiden Ansichten geben („Final Showing Markup“ und „Final“), da kein Markup mehr angezeigt werden muss.

Wenn Sie also ein Dokument durchgehen und alle Änderungen auflösen, sollte es nicht erforderlich sein, die Ansicht in „Endgültig“ zu ändern, da der einzige Grund für die Verwendung dieser Ansicht darin besteht, Änderungen vorübergehend auszublenden. Es gibt jedoch keine Änderungen mehr, da Sie alle behoben haben. Der einzige Grund, die Ansicht auf „Final“ zu ändern, besteht darin, dass Sie nicht alle Änderungen behoben haben.

In Kathryns Fall gibt es also zwei Möglichkeiten. Wenn die Änderungen nicht wirklich behoben wurden (einzeln oder gemeinsam akzeptiert oder abgelehnt), hängt das Problem mit der Ansicht zusammen, die sich von „Endgültig“

ändert auf „Final Showing Markup“, wenn das Dokument erneut geöffnet wird. Wenn dies das Problem ist, ist es wahrscheinlich eine einfache Lösung. Befolgen Sie diese Schritte:

  1. Wählen Sie Optionen aus dem Menü Extras. Word zeigt das Dialogfeld Optionen an.

  2. Stellen Sie sicher, dass die Registerkarte Sicherheit angezeigt wird. (Siehe Abbildung 1.)

  3. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Verstecktes Markup beim Öffnen oder Speichern sichtbar machen.

  4. OK klicken.

Die zweite Möglichkeit in Kathryns Fall besteht darin, dass die Änderungen tatsächlich behoben wurden, das Dokument jedoch von einer älteren Version des Dokuments überschrieben wird. Dies kann in einer vernetzten Umgebung geschehen – möglicherweise haben zwei Personen Kopien des Dokuments und arbeiten im Wesentlichen gleichzeitig daran. Eine Person bearbeitet ihre Kopie, löst alle Änderungen auf und legt sie dann in einem Netzwerklaufwerk ab, damit der Rest des Büros sie verwenden kann. Die zweite Person arbeitet an seiner Kopie, löst jedoch nicht alle Änderungen. Wenn dies erledigt ist (mit ungelösten Änderungen), wird das Dokument auf das Netzlaufwerk kopiert, wobei die zuvor dort gespeicherte Kopie „Mehr erledigt“ überschrieben wird.

In diesem Fall müssen Sie sicherstellen, dass jede Person einen neuen Dokumentnamen verwendet, bevor Sie ihre Kopie auf das Netzlaufwerk kopieren. Dadurch wird ein eventuelles Überschreiben vermieden.

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (3786) gilt für Microsoft Word 2003. Eine Version dieses Tipps für die Multifunktionsleistenschnittstelle von Word (Word 2007 und höher) finden Sie hier:

Verfolgte Änderungen werden nicht verschwinden.