Kathryn hat ein Problem mit der Funktion „Änderungen verfolgen“ von Word. Es scheint, dass wenn ein Dokument Änderungen nachverfolgt hat und diese Änderungen schließlich alle akzeptiert werden, sie nicht wirklich verschwinden. Als letzten Schritt ändert sie die Ansicht des Dokuments in „Final“ und speichert es. Beim nächsten Öffnen des Dokuments wird es jedoch auf „Final Showing Markup“ zurückgesetzt – und alle Änderungen sind wieder verfügbar.

Hier ist die Art und Weise, wie Änderungen verfolgen in Word funktionieren soll. Wenn Sie es aktivieren, werden alle von Ihnen vorgenommenen Änderungen im Dokument als „Markup“ vermerkt.

Dieses Markup soll auf dem Bildschirm sichtbar sein, sofern Sie das Dokument als „Final Showing Markup“ anzeigen. Sie können das Markup entweder vorübergehend ausblenden (ändern Sie die Ansicht in „Final“) oder Sie können das Markup entfernen, indem Sie die Änderungen auflösen (akzeptieren oder ablehnen). Wenn alle Änderungen behoben sind, sollte es keinen Unterschied zwischen den beiden Ansichten geben („Final Showing Markup“ und „Final“), da kein Markup mehr angezeigt werden muss.

Wenn Sie also ein Dokument durchgehen und alle Änderungen auflösen, sollte es nicht erforderlich sein, die Ansicht in „Endgültig“ zu ändern, da der einzige Grund für die Verwendung dieser Ansicht darin besteht, Änderungen vorübergehend auszublenden. Es gibt jedoch keine Änderungen mehr, da Sie alle behoben haben. Der einzige Grund, die Ansicht auf „Final“ zu ändern, besteht darin, dass Sie nicht alle Änderungen behoben haben.

In Kathryns Fall gibt es also zwei Möglichkeiten. Wenn die Änderungen nicht wirklich behoben wurden (einzeln oder gemeinsam akzeptiert oder abgelehnt), hängt das Problem mit der Ansicht zusammen, die sich von „Endgültig“

ändert auf „Final Showing Markup“, wenn das Dokument erneut geöffnet wird. Wenn dies das Problem ist, ist es wahrscheinlich eine einfache Lösung. Befolgen Sie diese Schritte:

  1. Zeigen Sie das Dialogfeld Word-Optionen an. (Klicken Sie in Word 2007 auf die Schaltfläche Office und dann auf Word-Optionen. Zeigen Sie in Word 2010 oder einer späteren Version die Registerkarte Datei des Menübands an und klicken Sie dann auf Optionen.)

  2. Klicken Sie links im Dialogfeld auf die Option Trust Center.

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Trust Center-Einstellungen. Word zeigt das Dialogfeld Trust Center an.

  4. Klicken Sie links im Dialogfeld auf Datenschutzoptionen. (Siehe Abbildung 1.)

  5. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Verstecktes Markup beim Öffnen oder Speichern sichtbar machen.

  6. OK klicken.

Es sollte wahrscheinlich selbstverständlich sein, dass Sie die Datenschutzoptionen auf Ihrem System zwar ändern können, auf dem System eines anderen jedoch nicht. Wenn Ihr Dokument ein verstecktes Markup enthält, wird dieses Markup beim Senden an eine andere Person sichtbar, wenn diese es auf ihrem System öffnet. (Vorausgesetzt natürlich, dass sie nicht die gleichen Änderungen an ihren Datenschutzeinstellungen vorgenommen haben.)

Die zweite Möglichkeit in Kathryns Fall besteht darin, dass die Änderungen tatsächlich behoben wurden, das Dokument jedoch von einer älteren Version des Dokuments überschrieben wird. Dies kann in einer vernetzten Umgebung geschehen – möglicherweise haben zwei Personen Kopien des Dokuments und arbeiten im Wesentlichen gleichzeitig daran. Eine Person bearbeitet ihre Kopie, löst alle Änderungen auf und legt sie dann in einem Netzwerklaufwerk ab, damit der Rest des Büros sie verwenden kann. Die zweite Person arbeitet an seiner Kopie, löst jedoch nicht alle Änderungen. Wenn dies erledigt ist (mit ungelösten Änderungen), wird das Dokument auf das Netzlaufwerk kopiert, wobei die zuvor dort gespeicherte Kopie „Mehr erledigt“ überschrieben wird.

In diesem Fall müssen Sie sicherstellen, dass jede Person einen neuen Dokumentnamen verwendet, bevor Sie ihre Kopie auf das Netzlaufwerk kopieren. Dadurch wird ein eventuelles Überschreiben vermieden.

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (6082) gilt für Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 und Word in Office 365. Eine Version dieses Tipps finden Sie für ältere Menüoberfläche von Word hier:

Verfolgte Änderungen werden nicht verschwinden.