Wenn Sie Ihr Haupt-Seriendruckdokument erstellen, verwenden Sie Seriendruckfelder, um anzugeben, wo Word Informationen einfügen soll, die es aus Ihrer Datenquelle extrahiert. Nachdem Sie den Seriendruckprozess gestartet haben (wie im vorherigen Tipp beschrieben), können Sie einfach die entsprechenden Seriendruckfelder einfügen. Wie Sie dies tun, hängt wiederum von Ihrer Version von Word ab.

Wenn Sie Word 97 oder Word 2000 verwenden, verwenden Sie die Tools in der Seriendruck-Symbolleiste. Diese Symbolleiste wird automatisch angezeigt, wenn Sie ein Haupt-Seriendruckdokument geöffnet haben, an das eine Datenquelle angehängt ist.

Die beiden Hauptschaltflächen, die Sie verwenden, sind folgende:

Feld zusammenführen . * Mit dieser Schaltfläche können Sie anhand des Feldkopfnamens die Informationen auswählen, die in Ihr fertiges Dokument eingefügt werden sollen.

Wenn Ihre Datenquelle beispielsweise ein Feld mit dem Namen Nachname enthält, können Sie dieses Feld auswählen, wenn Sie mit der Maus auf die Schaltfläche Zusammenführungsfeld einfügen klicken.

Wortfeld einfügen . * Mit dieser Schaltfläche können Sie andere Arten von Steuerfeldern in Ihr Dokument einfügen. Diese Felder stellen keine Daten dar, sondern steuern, wie Word das endgültige Dokument basierend auf Informationen in Ihrer Datendatei erstellt. Sie können beispielsweise ein bedingtes Feld einfügen, das den Wert eines Felds in Ihrer Datenquelle überprüft und nur dann Informationen enthält, wenn eine bestimmte Bedingung erfüllt ist.

Wenn Sie Word 2002 oder Word 2003 verwenden, wählen Sie aus den im Aufgabenbereich angezeigten Optionen aus, was eingeschlossen werden soll. Wenn Sie ein Zusammenführungsfeld einfügen möchten, klicken Sie auf den Link Weitere Elemente, um zu sehen, welche Zusammenführungsfelder verfügbar sind. In der Realität ist es einfacher, die Seriendrucksymbolleiste in Word 2002 oder Word 2003 anzuzeigen und dann die dort verfügbaren Tools zu verwenden. Wählen Sie im Menü „Ansicht“ die Option „Symbolleisten“ und anschließend „Seriendruck“.

Sie können dann Felder wie in Word 97 oder Word 2000 einfügen.

Der beste Weg, um zu lernen, wie man Zusammenführungsfelder verwendet, ist das Experimentieren. Versuchen Sie es mit verschiedenen Feldern und sehen Sie, was passiert. Auf diese Weise können Sie einiges lernen und sind mit den resultierenden zusammengeführten Dokumenten zufriedener.

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (1370) gilt für Microsoft Word 97, 2000, 2002 und 2003. Sie finden eine Version dieses Tipps für die Multifunktionsleistenschnittstelle von Word (Word 2007) und später) hier:

Using Merge Fields.