Tyler hat ein Dokument, das eine Menge Informationen enthält, und er fügt es regelmäßig hinzu. Das Dokument ist jetzt über 4.000 Seiten lang. Die Länge hat ihn ein wenig beschäftigt, deshalb dachte er darüber nach, sie in Unterdokumente aufzuteilen. Dies betrifft jedoch Tyler, der alle möglichen Horrorgeschichten über die Arbeit mit Subdokumenten gelesen hat. Er fragt sich, ob es eine Grenze gibt, wie groß sein Dokument werden kann, bevor Probleme auftreten.

Die Antwort hängt von der Komplexität der von Ihnen verwendeten Dokumente ab, und die Seitenzahl ist keine „große Sache“, wenn es um Komplexität geht. Das offizielle Dekret von Microsoft besagt, dass Dokumente eine Größenbeschränkung von 32 MB für den Textinhalt haben:

http://support.microsoft.com/?kbid=211489

Beachten Sie auch, dass die Größenbeschränkung für Dokumente, die den gesamten Inhalt enthalten (z. B. Grafiken, eingebettete Inhalte usw.), 512 MB beträgt. Sobald ein Dokument in Ihr System geladen wurde, benötigt Word zusätzlichen Dateispeicherplatz auf Ihrer Festplatte für die Verwendung temporärer Dateien. (Aus diesem Grund sollten Sie sicherstellen, dass überall, wo Sie Ihr Dokument speichern, genügend freier Speicherplatz vorhanden ist.)

Natürlich kann es bei großen Dokumenten zu einer schlechten Leistung kommen, abhängig von anderen Faktoren, z. B. der Speicherkapazität in Ihrem System, der Komplexität des Dokuments, der Speicherung in einem Netzwerk oder nicht usw. Jedes Dokument wird verwendet in dieser Hinsicht ziemlich einzigartig sein.

Es ist eine gute Idee, auf Dinge wie Ladezeit zu achten und Zeit zu sparen. Mit anderen Worten, wie lange dauert das Laden und Speichern Ihres Dokuments? Wenn Sie feststellen, dass diese immer länger werden, sollten Sie Ihr Dokument in kleinere logische Einheiten wie Kapitel oder Abschnitte aufteilen. Fügen Sie jedes Kapitel oder jeden Abschnitt in eine eigene Datei ein und arbeiten Sie dann mit diesen einzelnen Dateien.

Es ist richtig, dass in früheren Versionen von Word (vor Word 2007) die Funktionen für Unterdokumente und Masterdokumente absolut unzureichend und problematisch waren. Sie wurden jedoch in den neuesten Versionen des Programms erheblich verbessert und sollten möglicherweise erneut untersucht werden, um mit Ihren großen Dokumenten umzugehen. Denken Sie daran, es ist immer eine gute Faustregel, sicherzustellen, dass Sie alle Änderungen innerhalb der Unterdokumente selbst vornehmen, nicht innerhalb der Unterdokumente, wie sie im Masterdokument angezeigt werden. Sie sollten das Masterdokument nur direkt bearbeiten, wenn Sie etwas ändern möchten, das sich auf das Drucken des gesamten Masterdokuments auswirkt.

WordTips ist Ihre Quelle für kostengünstige Microsoft Word-Schulungen.

(Microsoft Word ist die beliebteste Textverarbeitungssoftware der Welt.) Dieser Tipp (734) gilt für Microsoft Word 2007, 2010 und 2013.

Eine Version dieses Tipps für die ältere Menüoberfläche von Word finden Sie hier: Größenbeschränkung für Dokumente.