それは避けられないことです。あなたが働いている組織が大きくなるにつれて、それはより専門的になり、組織の各部分は他の人と共有しなければならない情報を生成し始めます。たとえば、人事担当者はその年の会社の休日のリストまたは従業員マニュアルを生成し、営業担当者は注文フォームと製品情報シートを生成し、倉庫の担当者は受領フォームを作成します。順列と同様に、リストは無限です。結局のところ、すべての組織は異なります。

このようなドキュメントを共有する従来の方法は、各部門がドキュメントを印刷して配布し、さらに必要になった場合に備えて在庫を保持することです。ただし、フォーム、ドキュメント、スプレッドシート、またはGoogleのアプリを使用して何をしているのかを作成し、それらを社内の人と共有するだけで、すべての紙をなくすことができます。

このアプローチを使用すると、個人が必要に応じてオンラインで情報を確認できるため、大量の紙を節約できます。特定の人がコピーを印刷する必要がある場合、その人は全員のために印刷する必要なしにそれを行うことができます。

この方法でドキュメント共有に取り組むには、少し計画が必要かもしれませんが、実際にはいつでも実装できます。組織が何年もの間、既存の内部ドキュメントがたくさんある場合でも、それらをGoogleドライブに簡単に転送して共有することができます。

共有するときは、Googleが提供するさまざまなレベルのアクセスが誰に必要かを考えてください。たとえば、すべての人がすべてのドキュメントを編集またはコメントする機能を必要とするわけではありません。実際、ほとんどの人はおそらくそれらを表示する機能だけを必要とします。

ただし、ドキュメントや個人のアクセスを変更するのは、ドキュメントとスプレッドシートでは簡単です。