Las fuentes que usa en un documento determinan exactamente cómo aparece ese documento cuando se ve o se imprime. Si comparte sus documentos con otras personas, querrá asegurarse de que tengan las mismas fuentes que utilizó en el documento. Si no lo hacen, es posible que no puedan leer la información que envía.

¿Por qué es esto? Si usa una fuente en particular en un documento, luego envía ese documento a otra persona que no tiene esa fuente en su sistema, Word intenta averiguar qué fuente puede usar como sustituto de la fuente que utilizó. En algunos casos, los resultados son un lío ilegible con símbolos que se sustituyen por caracteres y viceversa. Incluso si la fuente sustituida da como resultado un documento legible, es posible que su formato preciso ya no se aplique ya que Word usa los anchos de caracteres y el tamaño de la fuente sustituida, no el original. Por lo tanto, el texto fluirá de manera diferente en el sistema de destino y las líneas o páginas no se romperán en el mismo lugar como se pretendía originalmente.

Word proporciona una posible solución a este lío: puede incrustar fuentes en un documento. Word le permite incrustar fuentes en su documento, con un par de advertencias. En primer lugar, las fuentes deben ser fuentes TrueType y, en segundo lugar, deben estar disponibles para incrustaciones. Averiguar si una fuente es TrueType es bastante fácil; puede echar un vistazo a la carpeta de fuentes de Windows para averiguarlo, o simplemente puede buscar el TT indicador junto al nombre de la fuente en la lista desplegable Fuente de Word.

Averiguar si una fuente se puede incrustar es otro problema. Cuando el diseñador crea una fuente, se puede configurar en uno de los cuatro niveles de compatibilidad de incrustación:

Totalmente integrable. * Estos se incrustarán en el documento y se instalarán en el sistema de destino si aún no existen allí.

Incrustación editable. * El documento se puede editar en la fuente incrustada, pero no se instalará permanentemente en el sistema de destino.

Solo impresión y vista previa. * El documento se imprimirá con la fuente correcta en el sistema de destino, pero no es editable y la fuente no se instalará.

No incrustable. * La fuente permanece en el sistema original y no se puede incrustar en un documento.

Word respeta los deseos del diseñador de fuentes, de acuerdo con las posibles configuraciones que se muestran aquí. Si un diseñador marca una fuente como «no incrustable», no podrá incrustarla en un documento. Más precisamente, puede indicarle a Word que incruste fuentes TrueType, pero Word ignora sus instrucciones cuando se trata de la fuente marcada como no incrustable.

Entonces, ¿cómo saber si una fuente se puede incrustar? Si está utilizando Windows 7 o Windows 8, puede hacer clic con el botón derecho en el archivo de fuente, elegir Propiedades y luego mostrar la pestaña Detalles del cuadro de diálogo. Debería poder encontrar en esa pestaña un campo Embedability que muestra cómo (y si) se puede incrustar la fuente.

Si está utilizando Windows XP, no hay forma de mostrar la información sin una herramienta especial que leerá la fuente, examinará las instrucciones del diseñador al respecto y luego le informará sobre ellas. Esta herramienta está disponible de forma gratuita en Microsoft; puedes descargarlo desde la siguiente dirección:

http://www.microsoft.com/typography/TrueTypeProperty21.mspx

La herramienta actualiza Windows para que muestre más información cuando hace clic con el botón derecho en un archivo de fuente y elige Propiedades. Una de las pestañas que se muestran en el cuadro de diálogo resultante contiene información sobre cómo se puede incrustar una fuente en un documento de Word.

Si una fuente no se puede incrustar, entonces se enfrenta a una decisión: si usarla o no. Si lo usa, el documento solo se mostrará correctamente en sistemas donde la fuente esté realmente instalada. Si no la usa, deberá buscar una fuente diferente que se adapte a sus necesidades de diseño y uso compartido.

Una vez que sepa que una fuente se puede incrustar en un documento, debe indicarle a Word que realice la incrustación real. Haz esto siguiendo estos pasos:

  1. Muestra el cuadro de diálogo Opciones de Word. (En Word 2007, haga clic en el botón Office y luego en Opciones de Word. En Word 2010 y Word 2013, muestre la pestaña Archivo de la cinta y luego haga clic en Opciones).

  2. A la izquierda del cuadro de diálogo, haga clic en Guardar. (Ver figura 1)

  3. Asegúrese de que la casilla de verificación Incrustar fuentes en el archivo esté seleccionada.

  4. Si va a utilizar una pequeña cantidad de caracteres en una fuente en particular, seleccione la casilla de verificación Incrustar sólo los caracteres utilizados en el documento. Haga clic en Aceptar.

  5. Trabaje con sus documentos como de costumbre.

Debe saber que cuando inserta una fuente, el tamaño de su documento puede aumentar significativamente. Si no selecciona la casilla de verificación en el paso 4, Word incrusta toda la fuente. En cualquier caso (fuente completa o solo caracteres), el tamaño de su documento aumenta según el tamaño de la fuente que se incrusta, además de algunos gastos generales requeridos por Word.

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(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Este consejo (6073) se aplica a Microsoft Word 2007, 2010 y 2013.

Puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de menú anterior de Word aquí:

link: / word-Embedding_Fonts_in_a_Document [Incrustar fuentes en un documento].