Karenは、会社のネットワークに保存されている共有ワークブックが、以前に含まれていたすべてのデータを定期的に失うという問題について説明しました。カレンは問題を突き止めるために、彼女と同僚が同時にファイルを開いて同時に保存しようとするテストを行いましたが、すべてのテストでデータはそのまま残りました。それでも、ワークブックのデータが単に消去される場合があると彼女は報告しています。きれいに拭きました。

この問題は、おそらく、多くの人がExcelで共有ブックを信頼することを拒否する理由の代表的な例です。多くの人々は、データが破損したり、情報が上書きされたり、データが完全に消えたりするという関連した経験を持っています。すべての問題は、ワークブックが共有されたという事実に起因し、共有をオフにすると問題は解消されました。

これは最初の提案につながります：ワークブックを共有しないでください。 「共有解除」すると、一度に1人のユーザーだけがブックを開くことができるため、複雑さが軽減され、破損の可能性が低くなります。

ワークブックに含まれるデータが広範で、複数のユーザー間で共有する必要がある場合は、Accessなどのマルチユーザー環境でデータの整合性を高めるように設計されたプログラムに変換することを検討してください。

これが不可能な場合は、変更履歴が維持されるように、Excelで[変更の追跡]（ブックを共有するときに使用できるオプション）をオンにすることを検討してください。これにより、ワークブックを最後に変更したのは誰かを確認できます。ブックを開いてデータが欠落していることがわかった場合、変更履歴を確認すると、データがユーザーによって（おそらく不注意で）削除されたことが実際に明らかになる可能性があります。

もちろん、変更履歴が希望する情報を提供しない可能性があります。ブックを共有するとデータが破損する可能性がある理由は、Excelでユーザーがデータを操作できるようにする方法です。 Accessなどのプログラムでは、データはレコードごとにフェッチおよび処理されます。ユーザーがレコードを使用している間、他のユーザーはレコードに変更を加えることはできませんが、他のレコードに変更を加えることはできます。

Excelでは、ブック内のデータからの1つのレコードだけでなく、ブック全体がユーザーのコンピューターに転送されます。共有ブックのシナリオでは、これは、ブックの複数のコピーが実際に同時に開かれていることを意味し、Excelはデータの潜在的な競合の解決を担当します。次のシナリオを考えてみましょう：

  • ユーザー1がワークブックを開きます。これは、ワークブックのコピーがシステムメモリにあることを意味します。

  • 10分後、ユーザー2は共有ブックを開きます。現在ユーザー2のシステムのメモリにあるこのバージョンには、ユーザー1が過去10分間に行った変更は含まれていません。

  • 5分後、ユーザー2は共有ブックを保存しますが、作業を続行します。

  • 2分後、ユーザー3は共有ブックを開きます。このバージョンは、ユーザー2が保存したばかりのバージョンであり、ユーザー1が行ったものや、最後に保存してからユーザー2が行った追加の変更は含まれていません。

  • 13分後、3人のユーザー全員が共有ブックのバージョンを保存し、Excelを終了します。

この30分のシナリオでは、ワークブックの最終バージョンに保存されているユーザーの変更を誰かに教えてもらえますか？どの変更を保存する必要がありますか？このようなシナリオの影響を検討すると（このシナリオは珍しいことではありません）、多くの人が共有環境でExcelを使用しないことを提案する理由がわかります。

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このヒント（2998）は、Microsoft Excel 97、2000、2002、および2003に適用されます。Excel（Excel 2007以降）のリボンインターフェイス用のこのヒントのバージョンは、次の場所にあります。

link共有ワークブックのデータが失われています。