データをワークブックに普遍的にアクセスできるようにする（Microsoft Excel）

Barnabasは、Excelを使用してhttp://www.formville.com/C17_free-purchase-orders.html [注文書]を作成します。ワークブックごとに1つのPOです。彼は、すべてのベンダーの表を含むExcelテンプレートを作成しました。彼はこのテーブルを定期的に更新して、過去、現在、未来のすべてのPOが利用できるようにしたいと考えています。これは、Barnabasがそのテンプレートに基づいて作成した新しいワークブックでは自動的に使用できますが、以前に作成したワークブックでは使用できません。彼は、現在のベンダーリストに任意のPOがアクセスできるようにする方法があるかどうか疑問に思います。

オプションについて説明する前に、Excelの世界でのテンプレートの考え方は、MicrosoftWordの世界でのテンプレートの考え方とは大きく異なることを理解する必要があります。 （男の子、それは早口言葉の組み合わせです。「単語の世界」です。）Excelでは、テンプレートはワークブックの開始点です。テンプレートからワークブックが作成されると、ワークブックとそのワークブックの基になっているテンプレートとの間に関係はなくなります。

これをWordと比較してください。ここでは、テンプレートがドキュメントの開始点ですが、ドキュメントとそれが基づいているテンプレートの間の関係は維持されます。テンプレート（スタイルの変更、マクロなど）を更新でき、そのテンプレートに基づくドキュメントはすべて、それらの更新を継承します。

それで、それは私たちにExcelをどこに残すのでしょうか？つまり、テンプレートを更新することはできますが、それらの更新は、そのテンプレートに基づくブックにはまったく影響しません。そのテンプレートを使用して以前に作成されたブックには影響しません。テンプレートの更新後に作成されるワークブックは、更新されたテンプレートに基づいています。

Excelを使用する最も論理的なアプローチは、（a）ブックワークシートにベンダーデータを保持し、マクロを使用してそのデータを定期的に更新するか、（b）ベンダーデータを独自のブックに配置する（おそらくネットワークドライブに保存する）ことです。 POが開いているときはいつでも開く必要があります。

どちらのアプローチ（aまたはb）を使用するかは、ベンダーデータとPOワークブックの使用方法に最適な長期ソリューションと見なすものによって異なります。 2つの戦略の実装は、おそらく複雑すぎてここに入ることができません。そのような実装は、実行する作業の実行方法に大きく依存するためです。ただし、計画を立てるのは簡単なプロセスです。最初の戦略を使用するとします。手順には次のものが含まれる場合があります：

2番目の戦略を実装したい場合でも、いくつかのマクロに依存する必要があります。次の手順が含まれる場合があります：

この2番目のシナリオでは、ベンダーデータワークブックが格納されているフォルダーがXLStartフォルダーに格納されていることを確認する必要があります。 （Excelを起動すると、そのフォルダー内のすべてが自動的に読み込まれます。）もちろん、これを複数のシステムで機能させる場合は、ベンダーデータワークブックをそれらの各システムのXLStartフォルダーに取り込む方法を理解する必要があります。 。繰り返しになりますが、これは実行できますが、それは単に、より多くのチェックを行い、「そうする」ために何が起こるべきかを理解することを意味します。

選択するアプローチに関係なく、コンピューティング環境とビジネスニーズに固有の強力な計画と、専用の開発時間が必要になります。

ただし、ある時点で、ExcelがPOを管理するための最良のツールではない可能性があるという事実に直面する必要があります。特殊なソフトウェアを購入するか、一元化されたデータベースに依存する独自のソフトウェアを開発する方が、時間とお金をかけたほうがよい場合があります。 Excelをデータベースとして使用することはできますが、Access、Oracle、さらにはMySQLなどの特殊なデータベースソフトウェアの代わりにはなりません。

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このヒント（13760）は、Microsoft Excel 2007、2010、2013、2016、2019、およびOffice365のExcelに適用されます。