Kristineは、さまざまなコンピューター、一部のMacと一部のWindows、およびさまざまな電子メールシステム（Gmail、Hotmail、Yahoo、AOLなど）を使用する複数のユーザーにExcelワークブックを電子メールで送信します。彼女がワークブックを送信するときはいつでも、送信したように印刷できない人が常にいるので、最も多くの人がワークブックにアクセスできるようにするために、どの形式をワークブックに使用するのが最適か疑問に思っています。

最適な形式を把握するには、受信者が使用しているExcelのバージョンを確認する必要があります。その情報を入手したら、「最小公分母」を使用する必要があります

アプローチ-最も古いバージョンのExcelを選択します。最も古いバージョンがExcel2007の場合は、XLSXファイルの使用を回避できますが、誰かがExcel 2003以前を使用している場合は、XLS形式を使用する必要があります。

もちろん、このアプローチと、ワークブック内のデータおよび数式の性質とのバランスをとることができます。後のバージョンのExcelで導入されたワークシート関数に依存する数式を使用する場合、XLS形式を使用するのは適切ではありません。これがワークブックに当てはまる場合、唯一の解決策は、ユーザーに新しいバージョンのExcelにアップグレードさせるか、ワークブックの数式をやり直して新しい関数を使用しないようにすることです。

ユーザーが実際にワークブックを使用する必要がなく（データを入力または変更する必要がない）、ワークブックを印刷するだけでよい場合、それは別の魚のやかんです。このような場合、心配する必要があるのはExcelのバージョンだけではなく、Windowsのバージョン、プリンタードライバー、およびそれらが使用しているプリンターです。 Excelは、これらの要素のいずれかに基づいて印刷方法を変更できます。つまり、ワークシートは、これらのコンポーネントに基づいて、あるシステムと別のシステムで異なる方法で印刷される場合があります。

そうは言っても、ユーザーが印刷するだけでよい場合は、Excelブックをまったく送信しないことを検討する必要があります。代わりに、システム上でワークブックのPDFファイルを作成してから、PDFファイルを送信してください。 PDFを印刷する場合、元のワークブックを印刷する場合よりも、異なるシステムからの印刷物が一致する可能性が高くなります。

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このヒント（10159）は、Microsoft Excel 2007、2010、2013、2016、2019、およびOffice365のExcelに適用されます。