C’est inévitable: à mesure que l’organisation dans laquelle vous travaillez s’agrandit, elle se spécialise et chaque partie de l’organisation commence à générer des informations qui doivent être partagées avec les autres. Par exemple, les employés des RH peuvent générer une liste des jours fériés de l’entreprise pour l’année ou un manuel de l’employé, ceux des ventes génèrent des formulaires de commande et des fiches d’informations sur les produits, les employés de l’entrepôt créent des formulaires de réception, etc. La liste est infinie, tout comme les permutations. Après tout, chaque organisation est différente.

La manière traditionnelle de partager ces documents est que chaque service les imprime, les distribue et en garde un stock au cas où il en faudrait davantage. Cependant, vous pouvez supprimer tout le papier en créant simplement vos formulaires, documents, feuilles de calcul ou tout ce que vous avez à l’aide des applications de Google, puis en les partageant avec ceux de l’entreprise.

En utilisant cette approche, vous économiserez des tonnes de papier, car les individus peuvent consulter les informations en ligne, au besoin. Si une personne en particulier a besoin d’imprimer une copie, elle peut le faire sans qu’il soit nécessaire d’en imprimer une pour tout le monde.

Aborder le partage de documents de cette manière peut demander un peu de planification, mais il peut en fait être mis en œuvre à tout moment. Même si votre organisation se débrouille depuis des années, avec de nombreux documents internes existants, ceux-ci peuvent facilement être transférés sur Google Drive et partagés.

Lors du partage, assurez-vous de réfléchir à qui a besoin des différents niveaux d’accès fournis par Google. Par exemple, tout le monde n’aura pas besoin de la possibilité de modifier ou de commenter tous les documents. En fait, la plupart des gens n’auront probablement besoin que de pouvoir les visualiser.

Cependant, la modification de l’accès des documents ou des individus est un jeu d’enfant dans Docs and Sheets.