Excel se distingue par la transformation de vos données en graphiques, des représentations graphiques de vos données. Vous pouvez facilement créer un graphique basé sur une plage de données dans une feuille de calcul. Normalement, si vous ajoutez des données supplémentaires à votre plage, vous devrez à nouveau créer le graphique ou au mieux modifier la plage de cellules sur laquelle le graphique est basé.

Si vous êtes fatigué de modifier des graphiques pour faire référence à de nouvelles plages de données, vous pouvez essayer quelques raccourcis. Le premier raccourci fonctionne bien si vous avez simplement besoin de « peaufiner » la plage utilisée dans un graphique. (Cette approche ne fonctionne que si le graphique est sur un objet sur la même feuille de calcul qui contient les données sur lesquelles le graphique est basé.) Suivez ces étapes:

  1. Saisissez de nouvelles données dans le tableau sur lequel le graphique est basé.

  2. Sélectionnez toutes les cellules que vous venez de saisir.

  3. Cliquez n’importe où sur la bordure de sélection autour des cellules. (Ne cliquez pas sur la poignée de recopie.)

  4. Faites glisser la sélection vers le graphique et déposez-la sur le graphique.

Voilà – Excel intègre les nouvelles données directement dans le graphique existant, luisant comme un sifflet.

Une autre approche consiste à ajouter de nouvelles données à la plage non pas à la fin, mais quelque part dans la plage. Par exemple, vous pouvez avoir des données qui représentent une période, comme 11/1 à 11/13, et vous créez un graphique basé sur ces dates. Si vous ajoutez de nouvelles données à la fin de la plage (après le 13/11), Excel ne sait pas que vous souhaitez que ces éléments soient ajoutés au graphique.

Au lieu de cela, insérez des lignes vides quelque part dans la plage de données; peu importe où, tant que l’enregistrement pour 11/13 est en dessous des lignes ajoutées. Vous pouvez ensuite ajouter les nouvelles données dans les nouvelles lignes et le graphique est automatiquement mis à jour pour inclure les données.

Un inconvénient de cette approche, bien sûr, est que les données insérées seront dans le désordre par rapport à la structure globale de la table de données. Il est intéressant de noter que pour certains types de données, comme celles basées sur des dates, Excel triera automatiquement les données par date telles qu’elles les présentent dans le graphique, mais pas dans le tableau de données lui-même. Vous pouvez toujours utiliser la fonction de tri d’Excel pour réorganiser les données dans le tableau, le tout sans affecter ce qui est présenté dans le graphique.

Une autre approche encore consiste à créer une «plage dynamique». Cette approche fonctionne bien si la plage de données que vous tracez est les seules données de la feuille de calcul. Suivez ces étapes:

  1. Créez votre table de données comme vous le feriez normalement. (Pour simplifier les choses, nous supposerons que vous créez une table de données à deux colonnes, dans les colonnes A et B, que vous souhaitez ensuite tracer.)

  2. Créez votre graphique, comme vous le souhaitez.

  3. Avec la feuille de calcul visible, cliquez sur Insérer | Nom | Définir pour afficher la boîte de dialogue Définir le nom. (Voir la figure 1.)

  4. Dans le champ Noms dans le classeur ou Nom (selon votre version d’Excel), entrez un nom qui fera référence aux données de la colonne A.

  5. Dans le champ Se réfère à, entrez la formule suivante. Vous devez changer le nom de la feuille et la cellule de début (dans ce cas $ A $ 2), si nécessaire. Si vous modifiez la cellule de début, vous devez également modifier la dernière partie de la formule (-1) pour qu’elle soit inférieure de un au numéro de ligne de la cellule de début. Ainsi, si vous changez la cellule de début en $ A $ 5, vous devez changer la dernière partie de la formule en -4.

  6. Cliquez sur Ajouter. Excel crée le nom et l’associe à la formule que vous avez entrée. La boîte de dialogue Définir le nom doit toujours être visible, avec le nom nouvellement défini répertorié.

  7. Dans le champ Noms dans le classeur ou Nom (en fonction de votre version d’Excel), entrez un nom qui fera référence aux données de la colonne B.

  8. Dans le champ Se réfère à, entrez la formule suivante. (Vous devez apporter le même type de modifications au nom de la feuille, à la cellule de début et à la partie finale de la formule, comme décrit à l’étape 5.)

  9. Cliquez sur Ajouter. Excel crée le nom.

  10. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Définir le nom.

  11. Affichez le graphique et sélectionnez la série de données. (Il ne devrait y avoir qu’une seule série de données, car il s’agit d’un simple tableau de données à deux colonnes.) La barre de formule affichera une formule similaire à la suivante:

  12. Remplacez les plages de la formule par les noms que vous avez définis précédemment dans ces étapes. En supposant que vous ayez défini les noms Dates et Readings aux étapes 4 et 7, la formule devrait ressembler à ceci:

=SERIES(,Sheet1!Dates,Sheet1!Readings,1)

Désormais, le graphique se met à jour automatiquement quel que soit l’endroit où vous ajoutez des informations dans votre table de données. Cela fonctionne car les noms que vous avez définis aux étapes 6 et 10 font référence à une formule qui calcule l’étendue des données dans les colonnes A et B de votre feuille de calcul.

Il existe de nombreuses autres façons de créer des plages dynamiques, en fonction des caractéristiques des données que vous utilisez. Pour plus d’informations, consultez ces ressources Web:

http://spreadsheetpage.com/index.php/tip/update_charts_automatically_when_you_enter_new_data/ http://www.ozgrid.com/Excel/DynamicRanges.htm

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Cette astuce (2933) s’applique à Microsoft Excel 97, 2000, 2002 et 2003.