Jan utilise un programme pour créer un fichier CSV. Ce fichier peut ensuite être ouvert dans Excel pour une analyse plus approfondie. Lorsque Jan double-clique sur le fichier CSV dans Windows, Excel démarre puis charge le fichier. Le problème est que le fichier, une fois ouvert, n’est pas analysé par Excel. Au lieu que les valeurs séparées par des virgules soient dans des colonnes différentes, chaque enregistrement apparaît dans une seule colonne.

La raison de ce comportement est probablement assez simple et a à voir avec le format dans lequel les données sont stockées dans le fichier CSV par le programme non-Excel. Pour comprendre cela, il est essentiel de comprendre comment Excel ouvre les fichiers CSV.

Lorsque vous ouvrez un fichier CSV dans Excel (soit en double-cliquant dans Windows ou en utilisant Fichier | Ouvrir dans Excel), le programme traite les virgules du fichier comme des délimiteurs. C’est logique; après tout, le fichier est censé contenir des valeurs séparées par des virgules (CSV). Vous ne pouvez pas remplacer ce filtrage automatique lors de l’ouverture du fichier.

Alors, comment Excel traite-t-il les données entrantes? Considérons un instant si le fichier CSV contient les quatre enregistrements suivants:

a,b,c,d,e "a,b,c,d",e a,"b,c",d,e "a,b,c,d,e"

En ce qui concerne Excel, le premier enregistrement comporte cinq champs, séparés par des virgules. Le deuxième enregistrement ne contient que deux champs, « a, b, c, d »

et « e. » L’inclusion des guillemets autour de « a, b, c, d » oblige Excel à traiter la chaîne comme une unité discrète. En d’autres termes, Excel ignore toutes les virgules qui peuvent apparaître entre les guillemets.

Compte tenu de l’effet des guillemets, vous pouvez probablement comprendre comment Excel interprète les troisième et quatrième enregistrements. Dans ce cas, le troisième enregistrement ne comporte que quatre champs et le quatrième enregistrement est interprété comme n’ayant qu’un seul champ.

Qu’est-ce que cela a à voir avec le fichier CSV qui ne semble pas se charger correctement? Il est très possible que le programme créant le fichier CSV place une paire de guillemets autour de chaque enregistrement. Cela ferait en sorte que tout dans l’enregistrement soit traité comme un seul champ par Excel, ce qui signifie qu’il se termine dans une seule colonne lorsque le fichier CSV est chargé.

Il existe plusieurs façons de vérifier cela. La première consiste simplement à ouvrir le fichier CSV avec le Bloc-notes et à regarder chaque enregistrement. (Faites un clic droit sur le fichier CSV dans Windows, choisissez Ouvrir avec | Choisir un programme, puis choisissez Bloc-notes.)

Une autre méthode consiste à renommer le fichier CSV afin que son extension ne soit pas .csv mais .txt à la place. Lorsque vous choisissez d’ouvrir ce fichier dans Excel, l’assistant d’importation de texte démarre. Choisissez Délimité, cliquez sur Suivant, puis vous pouvez voir quels délimiteurs sont choisis. Faites attention au qualificatif de texte; si vous le modifiez, vous pouvez voir immédiatement en bas de la boîte de dialogue comment Excel interprète les enregistrements du fichier.

Si vous trouvez qu’il y a des guillemets supplémentaires autour de chaque enregistrement dans le fichier CSV, vous pouvez faire trois choses. La première consiste à modifier le programme qui crée le fichier CSV afin qu’il n’ajoute pas de guillemets supplémentaires. Vous pourrez alors importer sans problème. La seconde consiste à charger le fichier CSV dans Excel, de sorte que chaque enregistrement se trouve dans la colonne A. Notez que les guillemets entourant ont disparu, supprimés par le processus d’importation. Cela signifie que vous pouvez désormais utiliser l’assistant Texte en colonnes pour séparer les données de la colonne A en colonnes individuelles.

Enfin, la troisième chose que vous pouvez faire est de créer une macro qui ouvrira le fichier CSV et l’analysera pour vous. Ceci est particulièrement utile si vous allez ouvrir, au fil du temps, de nombreux fichiers CSV qui ont exactement le même format. Votre macro peut être aussi élaborée que vous le souhaitez, même formater les colonnes et traiter les données lors de leur importation. Des moyens de créer de telles macros se trouvent dans d’autres numéros de ExcelTips.

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Cette astuce (3002) s’applique à Microsoft Excel 97, 2000, 2002 et 2003. Vous pouvez trouver une version de cette astuce pour l’interface ruban d’Excel (Excel 2007 et versions ultérieures) ici:

link: / excelribbon-CSV_File_Opens_with_Data_in_a_Single_Column [Fichier CSV s’ouvre avec des données dans une seule colonne].