Dans un environnement professionnel, il n’est pas rare d’utiliser Excel pour vous aider à gérer les données avec lesquelles vous devez travailler au quotidien. Par exemple, vous pouvez utiliser Excel pour « croquer »

invoice des données, des enregistrements d’expédition ou tout autre type de données. Lorsque vous travaillez avec ces données, vous devrez peut-être extraire différents enregistrements en fonction de critères particuliers.

C’est là que les capacités de filtrage d’Excel sont utiles.

Considérez le scénario où vous avez plusieurs milliers de commandes, couvrant des clients à travers le pays. Vous souhaiterez peut-être extraire les commandes appartenant à des clients dans des états ciblés, afin de pouvoir les traiter en premier. Vous pouvez le faire en utilisant les capacités de filtrage avancées d’Excel. (Pour ces étapes, supposons que les données que vous souhaitez filtrer se trouvent dans les colonnes A à K.)

  1. Assurez-vous que chaque colonne de votre liste de données a une étiquette qui décrit ce qui se trouve dans cette colonne. Par exemple, la colonne contenant l’état de chaque client pourrait avoir « État » comme étiquette.

  2. Dans la cellule N1, entrez le mot «État». Vous configurez une table de critères dans cette colonne, et cette étiquette indique à Excel la colonne que vous souhaitez utiliser dans les critères de correspondance. Mettez cette cellule en gras et soulignez-la, si vous le souhaitez.

  3. À partir de la cellule N2, entrez les états que vous souhaitez extraire de la liste de données principale. Entrez un état par cellule dans la colonne.

  4. Sélectionnez une cellule quelque part dans les colonnes A à K, dans vos données principales.

  5. Choisissez Filtre dans le menu Données, puis choisissez Filtre avancé. Excel affiche la boîte de dialogue Filtre avancé, avec l’adresse de votre table de données d’origine déjà dans la zone Plage de liste. (Voir la figure 1.)

  6. Assurez-vous que l’option Copier vers un autre emplacement est sélectionnée.

  7. Placez le pointeur d’insertion dans la zone Plage de critères, puis sélectionnez (dans la feuille de calcul) la plage de cellules de la colonne N qui comprend la liste des états. Assurez-vous d’inclure la cellule N1, qui est l’étiquette.

  8. Placez le pointeur d’insertion dans la zone Copier vers, puis sélectionnez une cellule dans laquelle vous souhaitez extraire les enregistrements. Vous pouvez sélectionner une cellule sur la même feuille de calcul ou sur une feuille de calcul différente.

  9. Si vous souhaitez supprimer les enregistrements en double, assurez-vous que la case à cocher Enregistrements uniques uniquement est activée.

  10. Cliquez sur OK.

Voilà – Excel copie les enregistrements qui ont l’un de vos états cibles vers l’emplacement que vous avez spécifié à l’étape 8, et les données d’origine restent inchangées.

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Cette astuce (2941) s’applique à Microsoft Excel 97, 2000, 2002 et 2003. Vous pouvez trouver une version de cette astuce pour l’interface ruban d’Excel (Excel 2007 et versions ultérieures) ici:

link: / excelribbon-Extracting_Targeted_Records_from_a_List [Extraction d’enregistrements ciblés d’une liste].