Michael dirige une société de karaoké et utilise Excel pour créer ses recueils de chansons.

La feuille de calcul contient trois colonnes pour le numéro de la chanson, le titre de la chanson et l’artiste. Michael se heurte à un comportement étrange lors du tri du livre de chansons par artiste ou par titre.

Par exemple, quand il trie par artiste, le groupe 311 apparaîtra à deux endroits différents – quatre de leurs chansons sont placées juste après le groupe 112 et avant 702, puis il trie le reste juste après 3 de Hearts et avant 38 Special. Ensuite, lors du tri par chanson, la chanson « True » de George Strait finit toujours comme la dernière chanson de la liste.

Ce n’est évidemment pas ce que Michael veut voir se produire lors du tri. La raison pour laquelle cela se produit, cependant, est due à la façon dont Excel interprète les informations dans chaque cellule. Lorsque vous entrez des informations dans une cellule, Excel tente d’analyser ces informations et de déterminer s’il s’agit d’un nombre, d’une date ou d’un texte. Il se trouve qu’Excel «se trompe» en ce qui concerne certains titres de groupes et de chansons.

Lorsque vous entrez le groupe 311, Excel considère qu’il s’agit d’un nombre, il le traite donc comme un nombre. De même, lorsque vous entrez le titre de la chanson « True »,

Excel considère qu’une valeur booléenne – un nombre. (Cela ferait la même chose si vous aviez une chanson nommée « False ».)

Lors d’un tri, Excel trie d’abord par type de données, puis dans le type de données. 112 et 702 sont des nombres. 3 de Hearts et 38 Special sont des textes car ils ne sont pas composés uniquement de chiffres. Lors du tri par artiste, le groupe 311 apparaît à deux endroits différents car le nom du groupe a été analysé par Excel dans certains cas sous forme de nombre et dans d’autres cas sous forme de texte.

Pour comprendre comment corriger un comportement étrange, il est important de comprendre que le comportement n’est pas vraiment étrange; c’est la logique qu’utilise Excel. Si vous voulez des résultats différents, vous devez travailler avec vos données pour vous assurer qu’elles ne sont pas mal analysées par Excel.

Premièrement, si vous triez par ordre croissant, les valeurs de vos cellules seront triées dans ces types de données:

  • Nombres en valeur croissante (1, 2, 3, etc.)

  • Texte par ordre alphabétique (a, b, c, etc.). Si le texte commence par un nombre (comme dans 38 Special), le 3, sous forme de texte, apparaît avant les ABC.

  • Valeurs logiques (False, True)

  • Valeurs d’erreur (# DIV / 0 !, # N / A, etc.)

  • Blancs

Si vous triez par ordre décroissant, l’ordre est l’inverse de ce qui est affiché ici, sauf que les espaces apparaissent toujours comme le dernier type de données trié.

Vous pouvez mieux voir les types de données qu’Excel attribue à diverses cellules en supprimant tout alignement explicite dans les cellules. Par défaut, les valeurs de texte sont justifiées à gauche, les nombres justifiés à droite et les valeurs booléennes et d’erreur centrées.

Pour que les choses soient triées comme vous le souhaitez, vous devez simplement vous assurer que toutes les cellules d’une colonne contiennent le même type de données. Dans le cas de l’artiste et du titre de la chanson, ce serait du texte. Dans les cellules triées sous forme de nombres (comme 311), modifiez la cellule pour placer une apostrophe avant le premier chiffre du nombre. Cela indique à Excel que vous souhaitez que la valeur de la cellule soit traitée comme du texte. Vous pouvez également faire la même chose avec « True ».

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Cette astuce (3362) s’applique à Microsoft Excel 97, 2000, 2002 et 2003. Vous pouvez trouver une version de cette astuce pour l’interface ruban d’Excel (Excel 2007 et versions ultérieures) ici:

link: / excelribbon-Fixing_Odd_Sorting_Behavior [Correction du comportement de tri impair].