L’utilisation d’Excel pour saisir des données est assez courante. Lorsque vous entrez des informations, vous souhaiterez peut-être limiter ce qui peut être placé dans une cellule particulière. Par exemple, vous travaillez peut-être sur un registre d’employés et vous devez vous assurer que vous n’entrez le nom de chaque employé qu’une seule fois dans la feuille de calcul.

Une façon d’aborder ce défi consiste à créer une liste de noms autorisés, soit sur une autre feuille de calcul, soit à un endroit différent sur la même feuille de calcul. Donnez à cette liste de noms un nom défini, tel que ValidNames.

Ensuite, suivez ces étapes:

  1. Choisissez les cellules dans lesquelles vous allez entrer les noms des employés; ceux pour lesquels vous voulez vous assurer de n’entrer chaque nom qu’une seule fois. (Pour cet exemple, supposons que vous sélectionniez les cellules A1: A10.)

  2. Choisissez Validation dans le menu Données. Excel affiche la boîte de dialogue Validation des données.

  3. Assurez-vous que l’onglet Paramètres est affiché. (Voir la figure 1.)

  4. Dans la liste déroulante Autoriser, choisissez Personnalisé.

  5. Dans la zone Formule (qui apparaît lorsque vous avez terminé l’étape 4), entrez la formule suivante:

=AND(COUNTIF(ValidNames,A1)=1,COUNTIF($A$1:$A$10,A1)=1)

Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue.

Cette formule de validation fonctionne car elle vérifie la plage d’entrée (A1: A10)

et s’assure que pas plus d’un nom de la liste ValidNames n’y apparaît. Il existe de nombreuses autres variantes de cette formule particulière qui peuvent être utilisées, car Excel propose de nombreuses façons différentes d’accomplir la même tâche. Un exemple de méthode de formule alternative est fourni dans la base de connaissances Microsoft:

http://support.microsoft.com/kb/213185

Bien que l’article de la base de connaissances concerne spécifiquement Excel 2000, la formule qui se trouve à la racine de l’article (étape 7) fonctionnera parfaitement dans les autres versions d’Excel.

Ces méthodes de formule fonctionnent très bien si vous tapez des noms dans votre liste d’entrée. Si vous préférez utiliser une liste déroulante pour sélectionner les noms, une méthode astucieuse est présentée sur cette page Web:

http://www.contextures.com/xlDataVal03.html

Ce qui le rend élégant, c’est que la liste déroulante est dynamique. Par exemple, lorsque vous sélectionnez un nom pour entrer dans une cellule, ce nom est supprimé de la liste déroulante utilisée pour sélectionner des noms dans d’autres cellules. Assez agréable.

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Cette astuce (2751) s’applique à Microsoft Excel 97, 2000, 2002 et 2003. Vous pouvez trouver une version de cette astuce pour l’interface ruban d’Excel (Excel 2007 et versions ultérieures) ici:

link: / excelribbon-Limiting_Entry_of_Names [Limitation de l’entrée des noms].