Moss a construit une base de données Access de ses clients, et il utilise Excel pour la facturation. Il se demande s’il existe un moyen de remplir les champs d’informations client dans Excel invoice

automatiquement à partir de la base de données Access.

Il existe plusieurs façons d’aborder cette tâche, et chaque méthode présente des avantages et des inconvénients. Une approche relativement simple consiste (évidemment) à renoncer complètement à Excel et à tout faire dans Access. Des factures simples peuvent être créées à l’aide de formulaires, et vos données n’ont pas besoin de voyager entre les programmes.

Si vous préférez faire la facture dans Excel, vous pouvez créer un lien dans Excel vers une requête dans Access. Vous créez une nouvelle requête en choisissant Données | Importer des données externes | Nouvelle requête de base de données. Cela démarre un assistant qui vous pose des questions sur ce que vous souhaitez importer. En sélectionnant la base de données, la table et la colonne de données dont vous avez besoin via les options de l’assistant, Excel extrait tous les enregistrements Access dans la feuille de calcul et met automatiquement à jour (re-peupler) les informations à chaque fois que le classeur s’ouvre. Vous pouvez ensuite, dans Excel, accéder aux informations importées à l’aide de formules qui utilisent diverses fonctions de recherche.

Une autre approche consiste à développer votre propre ensemble de macros VBA pour récupérer les informations de la base de données Access. Ce n’est pas une tâche triviale, car il s’agit de savoir comment accéder, via VBA, aux objets dans Excel et Access. Vous aurez également besoin de savoir comment assembler des instructions SQL pour extraire uniquement les données souhaitées de la base de données. L’avantage de la difficulté à créer les macros est qu’elles offrent le plus de flexibilité possible pour saisir les données et les manipuler.

La création des macros exactes dont vous avez besoin dépasse le cadre de cette simple astuce. Vous pouvez trouver plus d’informations en vous procurant quelques bons livres de programmation VBA (assurez-vous d’en obtenir un spécifiquement pour Access comme l’un des livres). Les sites Web disponibles sur le site Access MVP peuvent également être utiles:

http://www.mvps.org/links.html#Access

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Cette astuce (11842) s’applique à Microsoft Excel 97, 2000, 2002 et 2003.

Vous pouvez trouver une version de cette astuce pour l’interface ruban d’Excel (Excel 2007 et versions ultérieures) ici:

link: / excelribbon-Pulling_Access_Information_into_Excel [Extraction des informations d’accès dans Excel].