Il existe deux façons de trier les informations dans Excel: à l’aide des outils Trier par ordre croissant et Trier par ordre décroissant de la barre d’outils ou à l’aide de la boîte de dialogue Trier. L’utilisation des outils de la barre d’outils vous permet d’effectuer le tri plus rapidement, mais Excel fait quelques hypothèses au cours du processus.

Tout d’abord, Excel suppose que vous souhaitez trier uniquement par la colonne de la cellule que vous avez sélectionnée. Si vous souhaitez effectuer des tris secondaires et tertiaires sur plusieurs colonnes (ou lignes), vous devez utiliser la boîte de dialogue Trier.

La deuxième hypothèse affecte exactement ce que trie Excel. Si vous avez sélectionné une seule cellule, Excel étend la sélection pour sélectionner une plage (un peu comme si vous appuyez sur Ctrl + Maj + 8) délimitée par une ou plusieurs colonnes et lignes vides. Il examine ensuite la première ligne de la plage sélectionnée pour déterminer si elle contient des informations d’en-tête ou non.

C’est là que le tri avec les outils de la barre d’outils peut devenir délicat – votre en-tête (en supposant que vous en ayez un) doit respecter des directives assez strictes pour qu’Excel le reconnaisse comme un en-tête. Par exemple, s’il y a des cellules vides dans la ligne d’en-tête, Excel peut penser que ce n’est pas un en-tête. De même, si la ligne d’en-tête est formatée de la même manière que les autres lignes de la plage de données, elle risque de ne pas la reconnaître. De plus, si votre tableau de données se compose entièrement de texte et que votre ligne d’en-tête ne contient que du texte, Excel ne reconnaîtra pratiquement jamais la ligne d’en-tête. (La ligne ressemble à une autre ligne de données dans Excel.)

Ce n’est qu’après avoir sélectionné la plage et déterminé s’il existe une ligne d’en-tête qu’Excel effectuera le tri réel. La satisfaction des résultats dépend du fait qu’Excel a obtenu à la fois la sélection de plage et la détermination de la ligne d’en-tête. Par exemple, si Excel ne pense pas que vous avez une ligne d’en-tête, et que vous en avez, alors votre en-tête est trié dans le corps des données; c’est généralement une mauvaise chose.

Pour vous assurer que votre plage de données est correctement reconnue, utilisez le raccourci Ctrl + Maj + 8 pour voir ce que sélectionne Excel; c’est ce qui sera trié. Si cela ne correspond pas à vos attentes, vous devez soit modifier le caractère des données de votre tableau, soit sélectionner la plage de données avant d’utiliser la boîte de dialogue Trier.

Pour vous assurer que votre en-tête est correctement reconnu, utilisez le raccourci Ctrl + Maj + 8 pour sélectionner la plage de données, puis regardez la première ligne. Si votre en-tête contient des cellules vides parmi celles sélectionnées dans la première ligne, ou si la première ligne est formatée comme la deuxième ligne, ou si plusieurs lignes d’en-tête sont sélectionnées, Excel suppose que vous n’avez aucune ligne d’en-tête. Pour corriger cela, apportez des modifications à votre ligne d’en-tête pour vous assurer qu’elle est correctement reconnue par Excel.

Enfin, tous les paris peuvent être désactivés si votre table de données utilise des en-têtes à plusieurs lignes. Excel a du mal à les reconnaître. Vous aggravez le problème lorsque vous vous attendez à ce qu’il inclue des lignes vides dans cet en-tête; il ne peut tout simplement pas le faire automatiquement. Cependant, vous pouvez simplement sélectionner toutes les lignes que vous souhaitez trier avant d’effectuer le tri. En d’autres termes, soyez précis dans ce que vous voulez qu’Excel trie; ne laissez pas Excel faire les hypothèses à votre place.

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Cette astuce (2586) s’applique à Microsoft Excel 97, 2000, 2002 et 2003. Vous pouvez trouver une version de cette astuce pour l’interface ruban d’Excel (Excel 2007 et versions ultérieures) ici:

link: / excelribbon-Recognizing_a_Header_Row_when_Sorting [Reconnaissance d’une ligne d’en-tête lors du tri].