L’une des utilisations vraiment intéressantes de la fonction de validation des données dans Excel est la possibilité de créer une liste déroulante à usage unique. Cette liste permet aux utilisateurs de sélectionner la cellule, puis de la sélectionner dans une liste de valeurs prédéfinies pour cette cellule. Une fois que l’utilisateur fait une sélection et se déplace vers une autre cellule, la flèche de la liste déroulante disparaît.

Commencez par créer une liste des valeurs que vous souhaitez voir disponibles dans la liste déroulante. Vous pouvez créer cette liste presque n’importe où, mais à des fins de conception, il est judicieux de placer la liste sur une feuille de calcul différente de celle où la saisie de données sera.

Par exemple, disons que vous voulez une liste de noms d’employés. Sur une nouvelle feuille de calcul, entrez les noms des employés de la manière souhaitée. (Vous voudrez probablement les trier d’une certaine manière.) Sélectionnez la liste et donnez-lui un nom tel que Employés. (Pour définir un nom, utilisez Insérer | Nom | Définir.)

Maintenant, de retour sur la feuille de calcul principale, suivez ces étapes:

  1. Sélectionnez la cellule dans laquelle vous souhaitez que la liste déroulante apparaisse.

  2. Choisissez Validation dans le menu Données. Excel affiche la boîte de dialogue Validation des données, avec l’onglet Paramètres visible.

  3. À l’aide de la liste déroulante Autoriser, choisissez Liste. (Voir la figure 1.)

  4. Assurez-vous que la case à cocher Liste déroulante dans la cellule est activée.

  5. Dans la zone Source, entrez = Employés. (C’est le nom que vous avez donné précédemment à la liste des employés.) N’oubliez pas le signe égal; il est très important.

  6. Cliquez sur OK.

Désormais, chaque fois que quelqu’un sélectionne la cellule que vous avez utilisée à l’étape 1, une flèche de liste déroulante s’affiche à droite de la cellule. Cliquez sur la liste pour afficher une liste déroulante de tous les employés. L’utilisateur peut sélectionner l’un des employés, mais ne peut pas entrer un nom différent. Lorsqu’ils se déplacent vers une autre cellule, la liste déroulante disparaît, mais la valeur sélectionnée reste visible.

En remarque, si vous ne souhaitez pas placer votre liste de données dans une feuille de calcul, vous pouvez entrer les choix directement dans la boîte de dialogue Validation des données. À l’étape 5 (la zone Source), omettez le signe égal et entrez simplement les choix. Séparez-les par des virgules, et ce sont les choix qui seront disponibles pour l’utilisateur.

ExcelTips est votre source pour une formation Microsoft Excel rentable.

Cette astuce (3182) s’applique à Microsoft Excel 97, 2000, 2002 et 2003. Vous pouvez trouver une version de cette astuce pour l’interface ruban d’Excel (Excel 2007 et versions ultérieures) ici:

link: / excelribbon-Single-Use_Drop-Down_List [Liste déroulante à usage unique].