Dans un environnement de bureau, il n’est pas rare de charger d’énormes listes de données dans Excel qui ont été générées par des programmes différents d’Excel.

Vous pouvez ensuite utiliser Excel pour masser et analyser les données en fonction de vos besoins.

Une tâche courante consiste à trier la liste de données. Si vous triez votre liste et que vous découvrez que le tri n’était pas correctement, cela peut être très déconcertant. Il y a trois raisons possibles pour lesquelles une liste ne trie pas correctement.

Premièrement, la liste peut inclure des lignes ou des colonnes vides. Si tel est le cas, vous ne pouvez trier correctement la liste qu’en sélectionnant la liste entière avant de faire le tri. Lorsque vous comptez sur Excel pour sélectionner automatiquement la liste, il s’arrête aux lignes et colonnes vides, ce qui affecte bien sûr votre tri.

Deuxièmement, la liste peut être si longue que vous n’avez tout simplement pas assez de mémoire pour effectuer un tri complet de vos données. La seule solution pour cela est de trier la liste sur une machine différente ou d’ajouter plus de mémoire à votre ordinateur.

Troisièmement, la liste peut contenir des nombres au format texte. Soit le fichier d’origine contenait des caractères qu’Excel ne peut pas analyser en tant que nombres (comme un signe moins à droite d’un nombre), soit le filtre d’importation d’Excel a simplement décidé de mal interpréter les données qu’il lisait.

En réalité, c’est cette troisième possibilité qui est la plus probable lors de l’importation d’informations dans Excel. Disons que vous triez une liste en fonction d’une colonne particulière et que la liste semble «recommencer» au milieu. Par exemple, il trie de 1 à 1000, puis recommence à 1. Il s’agit d’un indice que le deuxième ensemble de valeurs (la deuxième plage de 1 à 1000) se compose de cellules formatées sous forme de texte plutôt que de nombres. Pourquoi? Parce que le texte est toujours trié pour apparaître après les nombres normaux. Pour convertir les valeurs de texte en nombres, essayez ces étapes:

  1. Dans une cellule vide, entrez le numéro 1.

  2. Sélectionnez la cellule et appuyez sur Ctrl + C. Cela copie la cellule dans le Presse-papiers.

  3. Sélectionnez les cellules qui, selon vous, contiennent des nombres au format texte.

  4. Choisissez Collage spécial dans le menu Edition. Excel affiche la boîte de dialogue Collage spécial. (Voir la figure 1.)

  5. Assurez-vous que le bouton radio Multiplier est sélectionné.

  6. Cliquez sur OK.

  7. Supprimez la cellule que vous avez créée à l’étape 1.

Une fois terminé, tous les nombres formatés sous forme de texte sont convertis en leurs équivalents numériques. Vous pouvez ensuite essayer de récupérer la liste de données.

Vous devez noter que les étapes ci-dessus ne fonctionneront pas si les valeurs au format texte importées dans Excel contiennent du texte, autre qu’un espace.

Certains programmes ajoutent le caractère ASCII 160. Ce caractère est parfois appelé «espace collant». Cela ressemble à un espace, mais n’en agit pas comme un. Le texte superflu doit être supprimé avant de pouvoir transformer le texte en nombres. Vous pouvez, bien sûr, utiliser la fonctionnalité Rechercher et remplacer d’Excel pour supprimer tous les caractères non numériques dans une plage de cellules.

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Cette astuce (2922) s’applique à Microsoft Excel 97, 2000, 2002 et 2003.