Chris a demandé s’il y avait un moyen de «compacter» un grand classeur afin d’accélérer son enregistrement, son ouverture et sa fermeture. La réponse courte est non, il n’y a pas de moyen – contrairement aux programmes de base de données (Microsoft Access), Excel n’a pas de fonction pour compacter un fichier.

Cela étant dit, vous pouvez faire certaines choses pour accélérer les choses, en particulier si vous utilisez le classeur depuis un certain temps. Les classeurs ont tendance à devenir «gonflés» au fil du temps, uniquement à cause d’une utilisation de routine. Le plus gros coupable est peut-être les macros, car plusieurs modifications apportées aux macros peuvent entraîner une fragmentation de la façon dont le code de macro est stocké dans un classeur. Vous pouvez exporter, supprimer et importer des modules de macro, ce qui résoudra une grande partie du problème. Vous pouvez également utiliser un « nettoyeur » tiers pour les macros, tel que CodeCleaner de Rob Bovey:

http://www.appspro.com/Utilities/CodeCleaner.htm

Vous devez également appuyer sur Ctrl + Fin dans votre classeur pour voir où Excel vous mène. S’il est bien au-delà de la dernière colonne et de la dernière ligne de vos données de feuille de calcul réelles, Excel enregistre des données supplémentaires (bien que des données vides) avec votre classeur. Supprimez les colonnes et les lignes qui se trouvent à droite ou en dessous de vos données, puis réenregistrez.

Vous pouvez également effectuer un «Enregistrer sous» pour enregistrer votre classeur dans un nouveau fichier. Comparez les tailles des anciens et des nouveaux fichiers, en conservant celui qui est le plus petit. Si cela ne fonctionne pas (et que vous utilisez Excel 2000 ou une version ultérieure), enregistrez le classeur en tant que fichier HTML. Ensuite, utilisez Excel pour ouvrir le fichier HTML que vous venez d’enregistrer, puis enregistrez le fichier HTML en tant que fichier XLS. Cet «aller-retour» à travers le format HTML est connu pour réduire considérablement la taille des fichiers. (Si vous faites cela, assurez-vous d’exporter vos macros de l’ancien classeur et de les importer dans le nouveau. Les macros ne survivent jamais à une expérience HTML aller-retour.)

Vérifiez si votre classeur contient des objets non Excel, tels que des graphiques, des fichiers audio ou d’autres objets incorporés. Ceux-ci peuvent prendre un peu d’espace fichier. Si vous n’en avez pas besoin, supprimez-les.

Si votre feuille de calcul comporte plusieurs tableaux croisés dynamiques, vous pouvez effectuer plusieurs actions pour réduire la taille du fichier. Ces idées sont relatées dans d’autres numéros de ExcelTips.

Si votre classeur contient des formules très volumineuses (celles qui s’exécutent sur et sur des lignes), examinez les formules pour voir si elles peuvent être raccourcies de quelque manière que ce soit. Vous pourriez peut-être extraire les parties communes des formules et les affecter, en tant que «sous-formules», à des noms définis, puis référencer les noms dans vos formules plus grandes. Cela permet en particulier d’économiser de l’espace si la formule est utilisée à plusieurs endroits du classeur.

En outre, l’utilisation de la fonction de «suivi des modifications» d’Excel peut agrandir les classeurs, en particulier si vous conservez un historique des modifications. Pensez à désactiver la fonctionnalité si vous n’en avez pas vraiment besoin.

Si vous ne trouvez aucun moyen de réduire la taille de votre fichier et qu’il se charge toujours lentement, assurez-vous que le ralentissement réel n’est pas attribuable à votre logiciel antivirus. S’il vérifie et revérifie vos fichiers Excel, cela peut ajouter un peu de temps à l’une de vos opérations sur les fichiers, en particulier si vous êtes sur un réseau.

Enfin, vous pouvez toujours repenser l’organisation de votre classeur. Par exemple, j’avais un classeur dans lequel j’essayais de garder tout l’historique lié à un projet. Le résultat a été une énorme et énorme feuille de calcul qui a pris une éternité à charger sur le réseau. La meilleure solution que j’ai trouvée était de copier les données historiques dont je n’avais plus besoin dans un autre classeur, puis de faire mon travail avec les enregistrements de projet les plus récents. Cette approche a permis d’améliorer considérablement la vitesse des opérations sur les fichiers.

Des approches similaires pourraient être adoptées avec d’autres données. Par exemple, au lieu de conserver les données de tous les clients dans un seul classeur, vous pouvez placer les données de chaque client dans son propre classeur. L’avantage est que les classeurs individuels sont plus faciles à ouvrir et à manipuler que le grand classeur unique. Vous pouvez ensuite utiliser d’autres fonctionnalités d’Excel (y compris des macros, si vous le souhaitez) pour extraire des données des différents classeurs afin de produire des rapports de synthèse.

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Cette astuce (2402) s’applique à Microsoft Excel 97, 2000, 2002 et 2003.