Un data form est utilisé pour permettre une manipulation aisée des informations dans une liste de données Excel. Bien qu’une liste soit petite, par exemple lorsqu’elle tient sur un seul écran, il est plus facile de saisir ou de modifier directement des informations. Lorsque vous commencez à obtenir un plus grand nombre d’enregistrements, vous pouvez trouver plus facile d’utiliser un formulaire de données.

Un formulaire de données est une boîte de dialogue qui affiche un enregistrement complet de votre liste à la fois. Excel considère qu’un enregistrement est une seule ligne dans votre liste de données, donc un formulaire de données extrait essentiellement les informations d’une ligne, utilise les étiquettes de champ de la première ligne de la liste et affiche les informations afin que vous puissiez la comprendre plus facilement. Pour utiliser un formulaire de données, suivez ces deux étapes simples:

  1. Sélectionnez une cellule (n’importe quelle cellule) dans votre liste de données.

  2. Choisissez l’option Formulaire dans le menu Données. Excel affiche le formulaire de données de votre liste. (Voir la figure 1.)

Il y a plusieurs éléments importants à noter lors de l’utilisation des formulaires de données.

Le titre qui apparaît en haut du formulaire de données provient directement du nom de la feuille de calcul sur laquelle résident les données. Si vous souhaitez changer le titre, changez simplement le nom de l’onglet de la feuille de calcul.

Les étiquettes de champ sont répertoriées sur le côté gauche et vous pouvez saisir des informations à droite de ces étiquettes. Si un champ contient une formule, vous ne pouvez pas saisir d’informations dans ce champ; il est calculé automatiquement.

Vous pouvez vous déplacer entre les champs de saisie en appuyant sur la touche Tab. Lorsque vous appuyez sur Entrée, toutes les modifications que vous apportez sont enregistrées dans l’enregistrement. Les boutons sur le côté droit du formulaire de données sont utilisés pour naviguer dans la liste. Si vous cliquez avec votre souris sur le bouton Fermer, le formulaire de données est supprimé et vous êtes renvoyé à votre feuille de calcul.

Notez qu’il existe plusieurs boutons de recherche situés sur le côté droit du formulaire de données. Les boutons Rechercher Précédent et Rechercher Suivant sont utilisés pour parcourir votre liste. Si vous cliquez sur le bouton Critères, vous pouvez saisir des informations qui seront utilisées par les autres boutons de recherche (Rechercher Précédent et Rechercher Suivant) lors de l’affichage des enregistrements.

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Cette astuce (2973) s’applique à Microsoft Excel 97, 2000, 2002 et 2003. Vous pouvez trouver une version de cette astuce pour l’interface ruban d’Excel (Excel 2007 et versions ultérieures) ici:

link: / excelribbon-Using_Data_Forms [Using Data Forms].