L’un des outils fournis avec Excel vous permet de vous assurer que les données de votre classeur se trouvent dans des limites spécifiques, et donc d’une qualité supérieure à celle des données non contrôlées. Cet outil est appelé _ validation des données, _ et il vous permet de définir les limites applicables à vos données.

Par exemple, supposons que vous créez une feuille de calcul simple pour calculer la valeur future d’une somme, et que pour ce faire, vous avez besoin d’une entrée de l’utilisateur (dépôt régulier, taux d’intérêt et mois).

Vous souhaiterez peut-être limiter les informations qui peuvent être utilisées dans la feuille de calcul. Par exemple, vous voudrez peut-être vous assurer que l’utilisateur entre toujours un taux d’intérêt compris entre 2,5% et 25%. Suivez ces étapes:

  1. Sélectionnez la cellule dans laquelle l’utilisateur entre le taux d’intérêt.

  2. Choisissez l’option Validation dans le menu Données. Excel affiche la boîte de dialogue Validation des données. (Voir la figure 1.)

  3. Utilisez la liste déroulante Autoriser pour spécifier le type de numéro que vous souhaitez autoriser. Dans ce cas, choisissez l’option Décimale, indiquant que vous souhaitez que l’utilisateur puisse entrer une valeur décimale. La boîte de dialogue change un peu afin que vous puissiez spécifier le type de données à saisir.

  4. Utilisez la liste déroulante Données pour spécifier la manière dont vous souhaitez que les informations saisies par l’utilisateur soient comparées dans votre règle de validation. Vous pouvez choisir des paramètres tels que « entre » et « supérieur à ». Dans ce cas, vous devez choisir «entre», car vous souhaitez spécifier une fourchette de taux d’intérêt.

  5. Spécifiez une valeur acceptable minimale et maximale pour la cellule. Dans le cas de cet exemple, le minimum doit être de 0,025 (qui peut également être entré comme = 2,5%) et le maximum doit être de 0,25 (qui peut être entré comme = 25%).

  6. Cliquez sur le bouton OK.

En fait, vous avez défini une règle de validation qui dit « Acceptez toute valeur décimale comprise entre 2,5% et 25% ». Si l’utilisateur tente d’ajouter des informations à la cellule qui se trouvent en dehors de la plage que vous avez spécifiée, il est averti qu’il a commis une erreur et une valeur différente doit être saisie.

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Cette astuce (2853) s’applique à Microsoft Excel 97, 2000, 2002 et 2003. Vous pouvez trouver une version de cette astuce pour l’interface ruban d’Excel (Excel 2007 et versions ultérieures) ici:

link: / excelribbon-Using_Data_Validation [Using Data Validation].