Il se peut que vous deviez à plusieurs reprises avoir à la fois des sous-totaux et des totaux dans la même colonne de données. La solution la plus simple serait de mettre les sous-totaux et les totaux dans différentes colonnes (comme le font souvent les comptables), mais ce n’est pas toujours pratique pour les données disponibles. Dans ces cas, vous pouvez utiliser trois approches différentes.

La première approche consiste à placer vos différents sous-totaux, comme vous le souhaitez. Ensuite, quand vient le temps de placer vos totaux, utilisez simplement une formule SOMME modifiée. Par exemple, si vous souhaitez obtenir un total pour la plage F10: F32, et qu’il y a des sous-totaux intercalés dans la colonne, vous utiliserez cette formule pour votre total:

=SUM(F10:F32)/2

Cela fonctionne car l’ajout des sous-totaux double simplement la valeur réelle de la colonne. La deuxième façon consiste à utiliser la fonction de somme automatique familière d’Excel, accessible via la barre d’outils. Insérez vos sous-totaux comme d’habitude dans la colonne. Lorsque vous êtes prêt à ajouter votre total, sélectionnez toutes les cellules que vous souhaitez totaliser, ainsi que la cellule où votre total apparaîtra. Donc, si vous voulez un total pour la plage B3: B20 (qui comprend certains sous-totaux) et que vous voulez que le total apparaisse dans B21, sélectionnez les cellules B3 à B21. Cliquez ensuite sur l’outil Somme automatique. Le total inséré par Excel dans la cellule B21 est la somme de tous les sous-totaux de la colonne.

Si vous utilisez un tableau de données bien défini (en-têtes, plusieurs colonnes, etc.), vous pouvez également utiliser la fonction de sous-totaux intégrée d’Excel. Cela fonctionne particulièrement bien si vous avez besoin de sous-totaux basés sur une modification d’une valeur de colonne particulière. Par exemple, vous pouvez avoir un tableau qui répertorie les produits dans une colonne, les quantités dans une autre et les valeurs dans une autre. Vous pouvez insérer des sous-totaux et des totaux pour ce tableau en suivant ces étapes:

  1. Triez le tableau en fonction des valeurs de la colonne Produits.

  2. Choisissez Sous-totaux dans le menu Données. Excel affiche la boîte de dialogue Sous-total. (Voir la figure 1.)

  3. Assurez-vous que la liste déroulante À chaque changement dans est définie sur Produits.

(Ceci indique où Excel insérera les sous-totaux.)

  1. La liste déroulante Utiliser la fonction doit être définie sur Somme.

  2. À l’aide de la liste de la zone Ajouter un sous-total à, choisissez les colonnes auxquelles les sous-totaux doivent être ajoutés.

  3. Assurez-vous que la case à cocher Résumé sous les données est activée. (Ceci insère le total dont vous avez besoin.)

  4. Cliquez sur OK.

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Cette astuce (2749) s’applique à Microsoft Excel 97, 2000, 2002 et 2003. Vous pouvez trouver une version de cette astuce pour l’interface ruban d’Excel (Excel 2007 et versions ultérieures) ici:

link: / excelribbon-Using_Subtotals_and_Totals [Using Subtotals and Totals].