Pour certaines tables de données dans Excel, vous souhaiterez peut-être attribuer un numéro d’enregistrement aux cellules d’une colonne particulière. Par exemple, vous pouvez souhaiter des numéros d’enregistrement pour 20 enregistrements différents, compris entre 1 et 20 ou entre 100 et 119. La plage que vous sélectionnez n’a pas vraiment d’importance pour Excel.

La façon dont vous configurez les numéros d’enregistrement dépend de ce que vous voulez en faire plus tard.

Si vous souhaitez que les numéros d’enregistrement soient statiques, c’est-à-dire qu’ils sont toujours affectés à un enregistrement particulier et ne changent jamais, vous devez utiliser la fonction de saisie automatique d’Excel pour attribuer les numéros. Pour ce faire, entrez simplement toutes vos données à l’exception des numéros d’enregistrement. Tapez ensuite les deux ou trois premiers numéros d’enregistrement, sélectionnez-les et faites glisser la poignée de saisie automatique (le carré noir dans le coin inférieur droit de la sélection) pour remplir le reste des enregistrements.

L’utilisation de cette approche est rapide et facile, mais elle rend les numéros d’enregistrement statiques. Par exemple, si vous supprimez l’enregistrement qui a un numéro d’enregistrement de 107, alors ce numéro d’enregistrement particulier a disparu et vos chiffres afficheront un espace, passant de 106 à 108.

Si vous voulez des numéros d’enregistrement dynamiques – ceux qui changeront à mesure que vous effectuez des suppressions -, vous pouvez utiliser une formule pour calculer les numéros d’enregistrement.

Vous pouvez mettre le premier numéro d’enregistrement dans, par exemple, la cellule A5, puis dans la cellule suivante, vous utiliseriez une formule telle que = A5 + 1 pour calculer le nouveau numéro d’enregistrement.

Cependant, cela pose toujours un problème, car si vous supprimez un enregistrement, tous les numéros d’enregistrement sous celui que vous avez supprimé afficheront une erreur (#REF!). Pourquoi? Parce que vous supprimez une cellule dont dépendait la cellule suivante. Une meilleure solution consiste à utiliser une formule de numéro d’enregistrement qui dépend de la ligne dans laquelle se trouve la formule. Par exemple, supposons que votre premier enregistrement se trouve à la ligne 5. Vous pouvez utiliser cette formule pour générer une plage de numéros d’enregistrement commençant par 100:

=ROW()+95

Maintenant, si vous supprimez un enregistrement, les numéros d’enregistrement restants se réajustent et vous ne vous retrouvez pas avec des erreurs.

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Cette astuce (2085) s’applique à Microsoft Excel 97, 2000, 2002 et 2003. Vous pouvez trouver une version de cette astuce pour l’interface ruban d’Excel (Excel 2007 et versions ultérieures) ici:

link: / excelribbon-Working_with_Record_Numbers [Travailler avec les numéros d’enregistrement].