Beth cherchait un moyen de déterminer combien d’employés avaient suivi au moins dix cours offerts dans son entreprise. Elle a configuré Excel pour que la colonne A (commençant par A2) contienne les noms d’employés et la colonne B (commençant par B2) contienne les noms de classe. Lorsqu’un employé suivait un cours, son nom était entré dans la colonne A et le nom du cours qu’il suivait était placé dans la colonne B. Ainsi, la colonne A contiendrait plusieurs instances du nom de chaque employé et la colonne B contiendrait plusieurs instances de noms de classe.

La question de savoir comment déterminer quand un employé a suivi dix cours peut être résolue au mieux en utilisant la fonction COUNTIF. Par exemple, la formule suivante pourrait être saisie dans chaque cellule de la colonne C:

=IF(COUNTIF(A:A,A2)>9,"10 classes or more","")

Afin d’utiliser correctement la formule, cette instance particulière serait placée dans la cellule C2, puis copiée dans le reste des cellules de la colonne C.

Cela entraîne la modification de la référence A2 dans la formule afin qu’il référence toujours la cellule deux colonnes à sa gauche immédiate. (La formule en C2 fait référence à A2, la formule en C3 fait référence à A3, etc.)

En utilisant cette formule, lorsqu’une personne en particulier a pris sa dixième classe – ce qui signifie que son nom apparaît dans la colonne A pour la dixième fois – alors la colonne C se remplit de l’expression «10 cours ou plus» à côté de chaque classe que cette personne en particulier a suivie. C’est génial, sauf lorsqu’un groupe d’employés différents commence à franchir le seuil des dix classes.

Ensuite, la colonne C commence à paraître encombrée.

Pour surmonter le désordre, une variante de l’approche ci-dessus consiste à utiliser la formule suivante dans les cellules de la colonne C:

=IF(COUNTIF($A$2:A2,A2)>9,"10 classes or more","")

Dans ce cas, la fonction COUNTIF ne regarde pas toutes les cellules de la colonne A; à la place, il examine les cellules de la colonne A qui sont dans des lignes inférieures ou égales à la ligne dans laquelle la formule apparaît. Ainsi, si cette formule était à la ligne 8, alors COUNTIF ne regarderait que les lignes 2 à 8 pour faire son décompte. Le résultat est que la phrase «10 classes ou plus»

n’apparaît dans la colonne C que lorsqu’un employé particulier a passé la barre des dix classes. Il n’apparaîtra pas dans les cas où l’employé suivait ses premier, deuxième, troisième et neuvième cours.

Enfin, le tableau des classes d’employés peut être rendu un peu plus sophistiqué et vous pouvez voir exactement combien de cours chaque employé a suivi. Si les colonnes A et B contiennent toujours des noms et des classes, vous pouvez placer une seule instance de chaque nom d’employé dans les premières lignes de la colonne D, en laissant la colonne C vide. Dans la colonne E, vous pouvez placer la formule suivante à droite de chaque nom d’employé:

=COUNTIF(A:A,D2)

Le résultat est que la colonne E contient le nombre d’instances du nom dans la colonne D qui apparaît dans la colonne A. En d’autres termes, vous avez un décompte du nombre de classes que chaque employé a suivies. Vous pouvez ensuite utiliser une mise en forme conditionnelle sur les cellules de la colonne D afin qu’elles s’affichent en rouge si le nombre de la colonne E est égal ou supérieur à 10.

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Cette astuce (10345) s’applique à Microsoft Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 et Excel dans Office 365. Vous pouvez trouver une version de cette astuce pour l’ancienne interface de menu d’Excel ici:

lien: / excel-Counting_Employees_in_Classes [Comptage des employés dans les classes].