Brian prépare un classeur qui sera utilisé par des personnes sans expérience approfondie d’Excel. Il aimerait avoir un moyen de pouvoir les imprimer facilement dans un fichier PDF, peut-être en cliquant sur un bouton. Il n’a aucun contrôle sur la version d’Excel ou sur le système d’exploitation des utilisateurs, mais il se demande s’il existe un moyen d’accomplir ce type de sortie.

L’impression au format PDF est relativement facile si vos utilisateurs utilisent Windows 10, car il inclut (enfin!) Un pilote d’imprimante PDF natif. Malheureusement, Brian indique qu’il n’a aucun contrôle sur le système d’exploitation de ses utilisateurs, ce qui signifie qu’il ne peut pas supposer qu’ils disposent des capacités de sortie PDF natives introduites dans Windows 10.

Heureusement, Excel a inclus (depuis au moins Excel 2007) un moyen d’exporter vers un fichier PDF. Tout ce que vous avez à faire est de choisir Enregistrer sous (le plus simple est d’appuyer sur F12), puis, à l’aide de la liste déroulante Enregistrer sous, de choisir PDF. La sortie est enregistrée, automatiquement, dans un fichier PDF.

Si vous préférez une approche à un seul bouton, vous pouvez demander à vos utilisateurs d’ajouter un outil plutôt ésotérique à la barre d’outils d’accès rapide:

  1. Affichez la boîte de dialogue Options Excel. (Dans Excel 2007, cliquez sur le bouton Office, puis sur Options Excel. Dans Excel 2010 et les versions ultérieures, affichez l’onglet Fichier du ruban, puis cliquez sur Options.)

  2. Dans la partie gauche de la boîte de dialogue, cliquez sur Personnaliser (Excel 2007) ou Barre d’outils d’accès rapide (Excel 2010 ou versions ultérieures). (Voir la figure 1.)

  3. Utilisez la liste déroulante Choisir les commandes dans pour choisir Toutes les commandes.

  4. Dans la liste des commandes, choisissez Publier au format PDF ou XPS.

  5. Cliquez sur le bouton Ajouter. La commande est copiée sur le côté droit de l’écran.

  6. Cliquez sur OK.

Ce nouvel outil, lorsque vous cliquez dessus, affiche une boîte de dialogue qui ressemble beaucoup à la boîte de dialogue Enregistrer sous, sauf que les paramètres sont tous corrects pour la «publication» en tant que fichier PDF.

Vous pouvez également créer une macro qui effectue la même tâche de publication.

La macro est une bonne approche si vous voulez un contrôle complet sur ce qui est inclus dans le fichier PDF qui est créé.

Sub ExportPDF()

Dim sFile As String

sFile = Application.DefaultFilePath & "\" & _       ActiveWorkbook.Name & ".pdf"



Sheets("Sheet1").Select     ActiveSheet.PageSetup.PrintArea = "D6:K57"

ActiveSheet.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, _       Filename:= sFile, Quality:=xlQualityStandard, _       IncludeDocProperties:=True, IgnorePrintAreas:=False, _       OpenAfterPublish:= True End Sub

La macro rassemble un nom de fichier dans la variable sFile; vous devez changer cela comme vous le souhaitez. La macro spécifie ensuite une zone d’impression de ce qui doit être inclus dans le fichier PDF. Dans ce cas, il s’agit de la plage D6: K57 sur Sheet1. Vous voudrez évidemment changer cela pour répondre à vos besoins de ce que vous voulez inclure.

Si vous décidez d’emprunter la voie des macros, vous pouvez ajouter un bouton à votre classeur pour exécuter la macro, ce qui permet à vos utilisateurs de créer facilement la sortie PDF dont vous avez besoin.

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Cette astuce (13467) s’applique à Microsoft Excel 2007, 2010, 2013 et 2016.