La fonction de validation des données d’Excel est très pratique. Vous pouvez utiliser la fonction pour spécifier une plage de valeurs considérées comme acceptables pour les entrées utilisateur. Normalement, Excel s’attend à ce que vous spécifiiez votre plage de validation comme étant sur la même feuille de calcul où vous définissez la règle de validation. Si vous essayez d’entrer une plage qui se trouve sur une autre feuille de calcul ou dans un autre classeur, Excel hésite et vous donne un message d’erreur.

Que faire si vous souhaitez que la plage de validation se trouve sur une autre feuille de calcul, afin de ne pas encombrer la feuille de calcul actuelle avec des données superflues? Le moyen le plus simple d’y parvenir est de suivre ces étapes générales:

  1. Sélectionnez la plage de cellules que vous souhaitez utiliser comme valeurs de validation des données.

  2. Affichez l’onglet Formules du ruban.

  3. Cliquez sur l’outil Définir un nom dans le groupe Noms définis. Excel affiche la boîte de dialogue Nouveau nom.

  4. Entrez un nom unique pour votre plage de validation de données, tel que MyValRange, puis cliquez sur OK.

  5. Sélectionnez la cellule pour laquelle vous souhaitez définir une règle de validation.

  6. Affichez l’onglet Données du ruban.

  7. Cliquez sur l’outil de validation des données dans le groupe Outils de données. Excel affiche la boîte de dialogue Validation des données.

  8. Utilisez les listes déroulantes Autoriser et Données pour spécifier comment vous voulez qu’Excel valide les données. En fonction de vos sélections, vous verrez des cases Valeur, Minimum ou Maximum apparaître dans la boîte de dialogue.

  9. Dans les cases appropriées (Valeur, Minimum ou Maximum), spécifiez le nom que vous avez donné à votre plage de validation de données, à l’étape 3. Par exemple, vous pouvez entrer MyValRange.

  10. Cliquez sur OK.

Cette approche fonctionne très bien si la plage de validation des données se trouve dans le même classeur. Que faire si vous souhaitez utiliser une plage de validation de données entièrement dans un classeur différent? Vous pouvez inciter Excel à accepter votre référence externe si, à l’étape 7, vous entrez une formule telle que la suivante:

=INDIRECT("[Book2]Sheet1!D6")

Cette formule utilise la fonction INDIRECT pour renvoyer la valeur dans une cellule d’une autre feuille de calcul et la fonctionnalité de validation des données l’acceptera sans problème. Dans ce cas, la cellule en cours de vérification se trouve à la cellule D6 sur la feuille Sheet1 de Book2. Pour que cela fonctionne, vous devez vous assurer que Book2 est ouvert en même temps que votre classeur principal est ouvert.

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Cette astuce (8191) s’applique à Microsoft Excel 2007 et 2010. Vous pouvez trouver une version de cette astuce pour l’ancienne interface de menu d’Excel ici:

link: / excel-External_Data_Validation [Validation des données externes].