Lorsque vous développez une feuille de calcul, vous souhaiterez peut-être limiter ce que les utilisateurs peuvent placer dans une cellule particulière. Par exemple, vous voudrez peut-être vous assurer que les entrées d’une cellule comportent exactement quatre caractères, commencent par le chiffre 6, sont suivies de n’importe quel chiffre, puis d’une lettre, puis de n’importe quel chiffre.

Il existe trois façons de procéder à une telle validation. La première, bien sûr, est d’écrire une macro qui vérifiera l’entrée et s’assurera que les entrées suivent le modèle souhaité. La manière de concocter une telle macro a été abordée dans d’autres numéros de ExcelTips.

Une autre méthode, sans utiliser de macros, consiste à s’appuyer sur la fonctionnalité de validation des données d’Excel. Si le nombre d’entrées valides n’est pas très long, vous pouvez essayer ces étapes générales:

  1. Sur une feuille de calcul vierge, créez une liste des entrées valides.

  2. Sur la feuille de calcul utilisée pour la saisie, mettez en surbrillance la cellule dans laquelle l’entrée sera effectuée.

  3. Affichez l’onglet Données du ruban.

  4. Cliquez sur l’outil de validation des données dans le groupe Outils de données. Excel affiche la boîte de dialogue Validation des données. (Voir la figure 1.)

  5. À l’aide de la liste déroulante Autoriser, choisissez Liste.

  6. Avec le point d’insertion dans la zone Source, choisissez la liste que vous avez constituée à l’étape 1.

  7. Cliquez sur OK.

Désormais, chaque fois que quelqu’un essaie de saisir des données qui ne sont pas incluses dans votre liste de valeurs acceptables, les règles de validation entrent en vigueur et l’utilisateur est obligé de modifier l’entrée.

Vous pouvez également utiliser la fonction de validation des données d’une manière un peu différente. Si vous avez des règles bien définies pour votre saisie de données, vous pouvez créer une formule décrivant une entrée valide. Voici une de ces formules:

=AND((LEN(A1)=4),(LEFT(A1,1)="6"),(ISNUMBER(VALUE( (MID(A1,2,1))))),(CODE(MID(UPPER(A1),3,1))>64),(CODE( MID(UPPER(A1),3,1))<91),(ISNUMBER(VALUE((MID(A1,4,1))))))

N’oubliez pas qu’il s’agit d’une formule unique, saisie sur une seule ligne, en utilisant les étapes générales suivantes:

  1. Mettez en surbrillance la cellule dans laquelle l’entrée sera effectuée. (La formule ci-dessus suppose que vous utilisez la cellule A1. Si une autre cellule est sélectionnée, vous devrez apporter les modifications de référence appropriées à la formule ci-dessus.)

  2. Affichez l’onglet Données du ruban.

  3. Cliquez sur l’outil de validation des données dans le groupe Outils de données. Excel affiche la boîte de dialogue Validation des données.

  4. À l’aide de la liste déroulante Autoriser, choisissez Personnalisé.

  5. Entrez la formule ci-dessus dans la zone Formule. (Une seule ligne, sans espaces.)

  6. Cliquez sur OK.

Vous pouvez obtenir une erreur lorsque vous cliquez sur OK, en fonction du contenu de A1.

(Excel peut essayer de vous dire que le contenu de A1 ne se valide pas selon la règle.) C’est OK; la règle de validation que vous configurez entrera en jeu lorsque quelqu’un essaiera d’entrer quelque chose dans la cellule.

La formule sépare essentiellement l’entrée en cours et détermine si chaque caractère est dans les limites. Sinon, le résultat de la formule est FALSE et les règles de validation entrent en jeu.

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Cette astuce (11212) s’applique à Microsoft Excel 2007 et 2010. Vous pouvez trouver une version de cette astuce pour l’ancienne interface de menu d’Excel ici:

link: / excel-Limiting_Input_to_a_Format [Limitation de l’entrée à un format].