Karen a décrit un problème dans lequel un classeur partagé, stocké sur un réseau d’entreprise, perd périodiquement toutes les données qu’il contenait auparavant. En essayant de localiser le problème, Karen a fait des tests où elle et ses collègues ont essayé d’ouvrir le fichier en même temps et de le sauvegarder en même temps, mais tous les tests ont laissé les données intactes. Pourtant, elle signale qu’il y a des moments où les données du classeur sont simplement effacées; essuyée.

Ce problème est peut-être un excellent exemple de la raison pour laquelle de nombreuses personnes refusent de faire confiance aux classeurs partagés dans Excel. De nombreuses personnes ont des expériences similaires où les données ont été corrompues, les informations sont écrasées ou les données disparaissent tout simplement. Tous les problèmes ont été attribués au fait qu’un classeur a été partagé et les problèmes ont disparu lorsque le partage a été désactivé.

Cela conduit à la première suggestion: ne partagez pas le classeur. Si vous l’avez «annulé», une seule personne peut ouvrir le classeur à la fois, ce qui réduit la complexité et diminue les risques de corruption.

Si les données contenues dans le classeur sont volumineuses et doivent être partagées entre plusieurs utilisateurs, envisagez la conversion vers un programme conçu pour une meilleure intégrité des données dans un environnement multi-utilisateur, tel qu’Access.

Si cela n’est pas possible, envisagez d’activer le suivi des modifications dans Excel (une option disponible lorsque vous partagez le classeur) afin qu’un historique des modifications soit conservé. Cela vous permet de voir qui a modifié un classeur pour la dernière fois. Si vous ouvrez le classeur et trouvez les données manquantes, la vérification de l’historique des modifications peut en fait révéler que les données ont été supprimées – probablement par inadvertance – par un utilisateur.

Bien entendu, il est possible que l’historique des modifications ne fournisse pas les informations que vous espérez. La raison pour laquelle le partage d’un classeur peut entraîner une corruption des données est la manière dont Excel permet aux utilisateurs de travailler avec des données. Dans un programme tel qu’Access, les données sont extraites et utilisées enregistrement par enregistrement. Lorsque l’enregistrement est utilisé par un utilisateur, aucun autre utilisateur ne peut apporter de modifications à l’enregistrement, mais ils peuvent apporter des modifications à d’autres enregistrements.

Dans Excel, le classeur entier est transféré sur l’ordinateur de l’utilisateur, pas seulement un seul enregistrement à partir des données du classeur. Dans un scénario de classeur partagé, cela signifie que plusieurs copies du classeur sont en fait ouvertes en même temps et qu’Excel est chargé de résoudre les conflits potentiels dans les données. Considérez le scénario suivant:

  • L’utilisateur 1 ouvre le classeur, ce qui signifie qu’une copie du classeur réside maintenant dans sa mémoire système.

  • Dix minutes plus tard, l’utilisateur 2 ouvre le classeur partagé. Cette version, résidant désormais dans la mémoire du système de l’utilisateur 2, ne contient aucune des modifications effectuées au cours des 10 dernières minutes par l’utilisateur 1.

  • Cinq minutes plus tard, l’utilisateur 2 enregistre le classeur partagé, mais continue de travailler.

  • Deux minutes plus tard, l’utilisateur 3 ouvre le classeur partagé. Cette version est celle que l’utilisateur 2 vient d’enregistrer et n’inclut rien de fait par l’utilisateur 1 ni aucune modification supplémentaire apportée par l’utilisateur 2 depuis le dernier enregistrement.

  • Treize minutes plus tard, les trois utilisateurs enregistrent leurs versions du classeur partagé et quittent Excel.

Dans ce scénario de trente minutes, quelqu’un peut-il dire quelles modifications des utilisateurs sont enregistrées dans la version finale du classeur? Quelles modifications doivent être enregistrées? Lorsque vous considérez les ramifications d’un tel scénario (et ce scénario n’est pas rare), vous pouvez voir pourquoi de nombreuses personnes suggèrent de ne pas utiliser Excel dans un environnement partagé.

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Cette astuce (12107) s’applique à Microsoft Excel 2007, 2010, 2013 et 2016.

Vous pouvez trouver une version de cette astuce pour l’ancienne interface de menu d’Excel ici:

link: / excel-Losing_Data_in_a_Shared_Workbook [Perte de données dans un classeur partagé].