Barnabas utilise Excel pour créer des ordres d’achat, un bon de commande par classeur. Il a créé un modèle Excel qui comprend un tableau de tous leurs fournisseurs. Il aimerait avoir ce tableau, qu’il peut mettre à jour périodiquement, à la disposition de toutes les OP, passées, présentes et futures. Il est disponible, automatiquement, pour tous les nouveaux classeurs créés par Barnabas en fonction de ce modèle, mais pas pour les classeurs précédemment créés. Il se demande s’il existe un moyen de rendre la liste actuelle des fournisseurs accessible à l’un des bons de commande.

Avant de discuter des options, vous devez comprendre que l’idée d’un modèle dans le monde Excel est très différente de l’idée d’un modèle dans le monde Microsoft Word. (Garçon, c’est une combinaison de torsion de la langue – «Monde de Word».) Dans Excel, un modèle est le point de départ d’un classeur. Une fois le classeur créé à partir du modèle, il n’y a plus de relation entre le classeur et le modèle sur lequel ce classeur était basé.

Comparez cela avec Word, où un modèle est un point de départ pour un document, mais une relation est maintenue entre le document et le modèle sur lequel il est basé. Vous pouvez mettre à jour le modèle (changements de style, macros, etc.) et tout document basé sur ce modèle héritera de ces mises à jour.

Alors, où cela nous laisse avec Excel? Cela signifie que même si vous pouvez mettre à jour le modèle, ces mises à jour n’ont absolument aucun effet sur les classeurs basés sur ce modèle. Eh bien, aucun effet sur les classeurs précédemment créés à l’aide de ce modèle. Les classeurs créés après les mises à jour du modèle seront basés sur le modèle mis à jour.

L’approche la plus logique utilisant Excel serait soit (a) de conserver les données du fournisseur dans une feuille de calcul de classeur et de mettre à jour périodiquement ces données à l’aide d’une macro, soit (b) de placer les données du fournisseur dans son propre classeur – peut-être stocké sur un lecteur réseau – qui doit être ouvert chaque fois que le bon de commande est ouvert.

L’approche que vous utilisez (a ou b) dépend de ce que vous considérez comme la meilleure solution à long terme pour la façon dont vous utilisez les données du fournisseur et les classeurs PO. La mise en œuvre des deux stratégies est probablement trop complexe pour être abordée ici, car une telle mise en œuvre dépendra fortement de la façon dont vous effectuez le travail que vous faites. C’est un processus assez facile à planifier, cependant. Disons que vous souhaitez utiliser la première stratégie. Vos étapes pourraient inclure les éléments suivants:

  • Déterminez où le modèle contenant la table de données du fournisseur est stocké.

  • Créez une macro à ouverture automatique qui s’exécute lorsque le classeur PO est ouvert. Il détermine si le modèle est accessible et si les données du modèle ont été mises à jour, peut-être en utilisant un numéro de révision d’un certain type.

  • Si les données du fournisseur ont été mises à jour, supprimez les données du fournisseur dans le classeur du bon de commande et copiez la feuille de calcul des données du fournisseur du modèle.

  • Mettez à jour le numéro de révision interne. (Il peut en fait s’agir d’une valeur stockée sur la feuille de calcul des données du fournisseur.)

  • Fermez le modèle, car il n’est plus nécessaire à ce stade.

  • Enregistrez le classeur PO.

Si vous vouliez mettre en œuvre la deuxième stratégie, vous devrez toujours vous fier à certaines macros. Ils peuvent comprendre les étapes suivantes:

  • Créez une macro à ouverture automatique qui s’exécute lorsque le classeur PO est ouvert. Il détermine si le classeur de données du fournisseur est ouvert, ce qui garantit que ses données sont disponibles.

  • Si le classeur de données fournisseur n’est pas disponible, affichez un message informant l’utilisateur du fait et refusez d’aller plus loin. (Une bonne idée est de fermer simplement le classeur PO car les données nécessaires ne sont pas disponibles.)

Dans ce deuxième scénario, vous devez simplement vous assurer que le dossier dans lequel le classeur de données fournisseur est stocké dans le dossier XLStart. (Tout ce qui se trouve dans ce dossier est automatiquement chargé lorsque vous démarrez Excel.) Bien sûr, si vous souhaitez que cela fonctionne sur plusieurs systèmes, vous devrez trouver comment obtenir le classeur de données du fournisseur dans le dossier XLStart de chacun de ces systèmes. . Encore une fois, cela peut être fait, mais cela signifie simplement plus de vérifications et de déterminer ce qui devrait arriver pour «faire en sorte».

Quelle que soit l’approche que vous choisissez, cela nécessitera une planification intensive, spécifique à votre environnement informatique et à vos besoins commerciaux, ainsi que du temps de développement dédié.

À un moment donné, cependant, vous devrez faire face au fait qu’Excel n’est peut-être pas le meilleur outil pour gérer vos bons de commande. Vous feriez peut-être mieux – et vous aurez du temps et de l’argent à l’avance – pour acheter un logiciel spécialisé ou pour développer votre propre logiciel qui dépend d’une base de données centralisée. Bien que vous puissiez utiliser Excel comme base de données, c’est un mauvais substitut aux logiciels de base de données spécialisés tels que Access, Oracle ou même MySQL.

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Cette astuce (13760) s’applique à Microsoft Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 et Excel dans Office 365.