Jerald utilise un peu Excel en conjonction avec Word. Il crée ses modèles financiers dans Excel puis colle les données Excel dans un document Word avant impression. Chaque fois qu’il colle les données, la «table» dans Word s’étend au-delà de la marge droite. Jerald se demande s’il peut faire quelque chose, dans Excel, pour s’assurer que les données resteront dans les marges de la page dans Word.

Il existe plusieurs façons d’aborder cela, la plupart des solutions se produisant du côté Word du processus. Une option consiste à, dans Word et avant le collage, créer un tableau à une seule cellule qui correspond à la largeur totale des marges de la page. Vous pouvez ensuite coller les données Excel dans cette cellule unique, ce qui oblige Word à créer un tableau dans un tableau. Étant donné que le tableau est délimité par le tableau à cellule unique externe, il ne s’étendra pas au-delà des marges de la page.

Vous pouvez également, dans Word, choisir parmi différentes options de collage disponibles pour le tableau. Lorsque vous copiez le tableau dans Excel et basculez vers Word, cliquez à l’endroit où vous souhaitez insérer les données. Ensuite, affichez l’onglet Accueil du ruban et, dans le groupe Presse-papiers, cliquez sur la flèche vers le bas sous l’outil Coller. Parmi les options résultantes, vous devriez remarquer six options dans la zone Options de collage:

Pour conserver les données en tant qu’objet de tableau Excel, cliquez sur Conserver le formatage source ou Lier et conserver le formatage source *. (Notez que la liaison est la seule différence entre ces deux options.)

Pour que les données s’adaptent aux styles disponibles dans Word, cliquez sur Utiliser les styles de destination ou Lier et utiliser les styles de destination *. (Encore une fois, notez que la liaison est la seule différence entre ces deux options.) Cette option doit ajuster les données dans les marges sous forme de tableau Word, avec les données encapsulées dans des cellules si nécessaire.

Pour coller les données sous forme d’image statique, cliquez sur Image *. Cette option est très similaire au collage de toute autre image dans Word, ce qui signifie qu’elle ne dépassera pas les marges de la page. Au lieu de cela, «l’image» est redimensionnée pour tenir dans les marges.

Pour coller les données sous forme de texte non lié, cliquez sur Conserver le texte uniquement *. Il en résulte que chaque ligne de vos données Excel est un paragraphe individuel avec des tabulations entre chaque colonne de chaque ligne. Vous pouvez ensuite sélectionner ces données collées et les convertir en un tableau Word qui s’étend de marge en marge.

Une troisième option consiste à essayer de modifier un paramètre profondément enfoui dans Word.

Suivez ces étapes, à nouveau dans Word:

  1. Affichez la boîte de dialogue Options Word. (Dans Word 2007, cliquez sur le bouton Office, puis sur Options Word. Dans Word 2010 ou les versions ultérieures, affichez l’onglet Fichier du ruban, puis cliquez sur Options.)

  2. Sur le côté gauche de la boîte de dialogue, choisissez Avancé.

  3. Faites défiler les options jusqu’à ce que vous voyiez la section Couper, Copier et Coller.

  4. Assurez-vous que l’option Utiliser Smart Cut and Paste est sélectionnée.

  5. Cliquez sur le bouton Paramètres, à côté de l’option Utiliser Smart Cut and Paste.

Word affiche la boîte de dialogue Paramètres. (Voir la figure 1.)

  1. Assurez-vous que l’option Ajuster la mise en forme lors du collage à partir de Microsoft Excel est sélectionnée.

  2. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Paramètres.

  3. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Options Word.

Si votre tableau dépasse la marge de droite après l’avoir collé, vous pouvez également suivre ces étapes après le collage:

  1. Cliquez avec le bouton droit sur la poignée du tableau pour afficher un menu contextuel. (La poignée du tableau se trouve dans le coin supérieur gauche du tableau; il ressemble à une petite boîte contenant une flèche à quatre pointes.)

  2. Choisissez AutoFit | Ajustement automatique au contenu. Word ajuste la largeur des colonnes, si nécessaire, pour adapter les données dans les marges de la page.

  3. Ajustez manuellement la largeur des colonnes, comme vous le souhaitez.

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Cette astuce (13288) s’applique à Microsoft Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 et Excel dans Office 365.