Kristine envoie par e-mail un classeur Excel à plusieurs utilisateurs avec différents ordinateurs, certains Mac et certains Windows, et différents systèmes de messagerie (Gmail, Hotmail, Yahoo, AOL, etc.). Chaque fois qu’elle envoie le classeur, il y a toujours quelqu’un qui ne peut pas l’imprimer comme elle l’a envoyé, alors elle se demande quel format est le meilleur à utiliser pour le classeur afin de garantir que le plus grand nombre de personnes puisse y accéder.

Afin de déterminer quel est le meilleur format, vous devrez savoir quelles versions d’Excel sont utilisées par vos destinataires. Une fois que vous avez ces informations, vous devez utiliser un « plus petit dénominateur commun »

approche: choisissez la version d’Excel la plus ancienne. Si la version la plus ancienne est Excel 2007, vous pouvez utiliser des fichiers XLSX, mais si quelqu’un utilise Excel 2003 ou une version antérieure, vous devrez utiliser le format XLS.

Bien sûr, vous souhaiterez équilibrer cette approche par rapport à la nature des données et des formules de votre classeur. Il ne vous sera d’aucune utilité d’utiliser un format XLS si vous utilisez des formules qui reposent sur des fonctions de feuille de calcul introduites dans les versions ultérieures d’Excel. Si tel est le cas pour vos classeurs, la seule solution consiste à demander à vos utilisateurs de passer à des versions plus récentes d’Excel ou de refaire les formules de votre classeur pour ne pas utiliser les nouvelles fonctions.

Si les utilisateurs n’ont pas vraiment besoin d’utiliser le classeur (ils n’ont pas besoin de saisir ou de modifier des données) et que tout ce qu’ils ont à faire est d’imprimer le classeur, alors c’est une autre bouilloire. Dans un tel cas, il ne s’agit pas seulement de la version d’Excel dont vous devez vous soucier, mais de la version de Windows, des pilotes d’imprimante et des imprimantes qu’ils utilisent. Excel peut modifier la façon dont il s’imprime en fonction de l’un de ces facteurs, ce qui signifie qu’une feuille de calcul peut s’imprimer différemment sur un système et sur un autre en fonction de ces composants.

Cela étant dit, si les utilisateurs n’ont besoin que d’imprimer, vous devez envisager de ne pas envoyer du tout le classeur Excel. Au lieu de cela, créez un fichier PDF du classeur sur votre système, puis envoyez le fichier PDF. Vous avez plus de chances que les impressions correspondent à des systèmes différents lors de l’impression d’un PDF par rapport à l’impression du classeur d’origine.

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Cette astuce (10159) s’applique à Microsoft Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 et Excel dans Office 365.