Moss a construit une base de données Access de ses clients, et il utilise Excel pour la facturation. Il se demande s’il existe un moyen de remplir les champs d’informations client dans Excel invoice

automatiquement à partir de la base de données Access.

Il existe plusieurs façons d’aborder cette tâche, et chaque méthode présente des avantages et des inconvénients. Une approche relativement simple consiste (évidemment) à renoncer complètement à Excel et à tout faire dans Access. Des factures simples peuvent être créées à l’aide de formulaires, et vos données n’ont pas besoin de voyager entre les programmes.

Si vous préférez faire la facture dans Excel, vous pouvez créer un lien dans Excel vers une requête dans Access. Vous créez une nouvelle requête en suivant ces étapes générales:

  1. Sélectionnez la cellule A1 dans une nouvelle feuille de calcul. (Ne sélectionnez pas de cellule sur votre facture.)

  2. Affichez l’onglet Données du ruban.

  3. Cliquez sur l’outil Depuis Access, dans le groupe Obtenir des données externes. Excel affiche la boîte de dialogue Sélectionner la source de données. (Cela ressemble beaucoup à une boîte de dialogue Ouvrir standard.)

  4. Utilisez les contrôles de la boîte de dialogue pour rechercher et sélectionner la base de données Access contenant vos informations client.

  5. Cliquez sur Ouvrir. Excel affiche la boîte de dialogue Sélectionner une table, à condition qu’il y ait plus d’une table dans la base de données Access que vous avez ouverte.

  6. Sélectionnez le nom de la table ou de la requête contenant vos données.

  7. Cliquez sur OK. Excel affiche la boîte de dialogue Importer des données.

  8. Utilisez les commandes de la boîte de dialogue pour spécifier comment et où les données doivent être importées.

  9. Cliquez sur OK. Excel récupère les données que vous avez spécifiées et les place dans la feuille de calcul.

Avec les données Access maintenant dans votre feuille de calcul, vous pouvez accéder aux informations importées, à partir de votre facture, en utilisant des formules qui utilisent diverses fonctions de recherche. Les informations importées sont actualisées chaque fois que vous ouvrez le classeur.

Une autre approche consiste à développer votre propre ensemble de macros VBA pour récupérer les informations de la base de données Access. Ce n’est pas une tâche triviale, car il s’agit de savoir comment accéder, via VBA, aux objets dans Excel et Access. Vous aurez également besoin de savoir comment assembler des instructions SQL pour extraire uniquement les données souhaitées de la base de données. L’avantage de la difficulté à créer les macros est qu’elles offrent le plus de flexibilité possible pour saisir les données et les manipuler.

La création des macros exactes dont vous avez besoin dépasse le cadre de cette simple astuce. Vous pouvez trouver plus d’informations en vous procurant quelques bons livres de programmation VBA (assurez-vous d’en obtenir un spécifiquement pour Access comme l’un des livres). Les sites Web disponibles sur le site Access MVP peuvent également être utiles:

http://www.mvps.org/links.html#Access

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Cette astuce (11843) s’applique à Microsoft Excel 2007, 2010, 2013 et 2016.

Vous pouvez trouver une version de cette astuce pour l’ancienne interface de menu d’Excel ici:

link: / excel-Pulling_Access_Information_into_Excel [Extraction des informations d’accès dans Excel].