Aux États-Unis, les codes postaux se présentent sous deux formats: cinq chiffres et neuf chiffres. (En fait, le code postal à cinq chiffres est un sous-ensemble du code postal à neuf chiffres.) Si vous êtes dans une feuille de calcul Excel contenant des informations d’adresse, vous pouvez convertir les codes postaux à neuf chiffres en leur équivalent à cinq chiffres.

C’est une tâche assez facile à accomplir, car tout ce que vous avez à faire est de tout supprimer après le cinquième chiffre du code postal. Suivez ces étapes:

  1. Insérez une nouvelle colonne, juste à droite de la colonne Code postal existante.

  2. En supposant que les codes postaux sont dans la colonne G et que vous avez ajouté une nouvelle colonne H, vous pouvez saisir ce qui suit dans la cellule H3:

=Left(G3, 5)

  1. Copiez cette formule dans toutes les cellules appropriées de la colonne H.

  2. Sélectionnez toute la colonne H.

  3. Appuyez sur Ctrl + C. Excel copie la colonne entière dans le Presse-papiers.

  4. Affichez l’onglet Accueil du ruban.

  5. Cliquez sur la flèche vers le bas sous l’outil Coller et choisissez Collage spécial parmi les choix résultants. Excel affiche la boîte de dialogue Collage spécial.

(Voir la figure 1.)

  1. Assurez-vous que le bouton radio Valeurs est sélectionné.

  2. Cliquez sur OK. La colonne H a maintenant été transformée des formules en résultats de formule.

  3. Supprimer la colonne G.

Si vous avez une colonne vide à droite de vos codes postaux, vous pouvez également utiliser la fonction Texte en colonnes d’Excel:

  1. Sélectionnez toutes les cellules contenant vos codes postaux.

  2. Affichez l’onglet Données du ruban.

  3. Cliquez sur l’outil Texte en colonnes, dans le groupe Outils de données. Excel affiche la première étape de l’Assistant Conversion de texte en colonnes. (Voir la figure 2.)

  4. Assurez-vous que l’option Délimité est sélectionnée, puis cliquez sur Suivant.

  5. Cochez la case Autre, placez un seul tiret dans la case juste à droite de Autre, puis cliquez sur Suivant.

  6. Dans la zone Format des données de colonne, sélectionnez Texte. (Vous voulez que vos codes postaux soient formatés sous forme de texte afin de ne pas perdre de zéros non significatifs.)

  7. Cliquez sur Terminer.

À ce stade, vous avez les cinq premiers chiffres du code postal dans la colonne d’origine et les quatre derniers chiffres (le cas échéant) dans la colonne précédemment vide à droite. Vous pouvez supprimer la colonne contenant les quatre chiffres, si vous le souhaitez.

Si vous devez tronquer les codes postaux assez souvent, vous serez peut-être plus intéressé par une approche macro-basée. La macro suivante fera l’affaire:

Sub ZIPShorter()

For Each cell In Selection         cell.Value = Left(cell.Value, 5)

Next End Sub

Tout ce que vous avez à faire est de sélectionner les cellules contenant les codes postaux, puis d’exécuter la macro.

_Note: _

Si vous souhaitez savoir comment utiliser les macros décrites sur cette page (ou sur toute autre page des sites ExcelTips), j’ai préparé une page spéciale qui comprend des informations utiles.

lien: / excelribbon-ExcelTipsMacros [Cliquez ici pour ouvrir cette page spéciale dans un nouvel onglet de navigateur].

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Cette astuce (10768) s’applique à Microsoft Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 et Excel dans Office 365. Vous pouvez trouver une version de cette astuce pour l’ancienne interface de menu d’Excel ici:

lien: / excel-Shortening_ZIP_Codes [Raccourcir les codes postaux].