Nolan remarque que certains de ses classeurs deviennent assez volumineux. Il aimerait réduire la taille des classeurs, mais n’est pas sûr des méthodes de réduction qui donneront les meilleurs résultats. Il recherche donc les meilleures suggestions sur la façon de réduire la taille de ses classeurs.

Avant d’entrer dans de vraies idées «pratiques» que vous pouvez appliquer dans ce domaine, je dois mentionner qu’il est important de comprendre pourquoi les gros fichiers peuvent être préoccupants. Après y avoir réfléchi pendant un moment, il y a deux domaines de préoccupation généraux que j’ai soulevés. Premièrement, les gens peuvent être préoccupés par la grande taille des fichiers, car les fichiers prennent beaucoup d’espace disque ou leur transfert sur un réseau ou sur Internet prend un certain temps. Deuxièmement, ils peuvent être inquiets car les fichiers plus volumineux prennent plus de temps à charger et à recalculer.

Discutons tour à tour de ces deux préoccupations.

Taille du fichier physique

La taille réelle du fichier physique d’un classeur est affectée par deux facteurs principaux: les éléments que vous enregistrez dans le fichier et le format dans lequel vous enregistrez ce fichier. Les éléments du fichier sont des éléments tels que des feuilles de calcul, des lignes et des colonnes, des styles, des tableaux croisés dynamiques, des éléments multimédias (images, son et vidéos),

Il semble presque inutile de dire qu’un classeur se compose de feuilles de calcul et que ces feuilles de calcul, à leur tour, se composent de lignes et de colonnes.

Ce que vous ne réalisez peut-être pas, cependant, c’est que les feuilles de calcul peuvent être masquées et que les feuilles de calcul peuvent contenir des lignes et des colonnes superflues.

Tout d’abord, affichez toutes les feuilles de calcul de votre classeur. Il est facile de vérifier si vous en avez caché; cliquez simplement avec le bouton droit sur l’un des onglets de feuille de calcul dans le classeur. Dans le menu contextuel résultant, si l’option Afficher est sélectionnable, cela signifie que vous avez des feuilles de calcul masquées. Sélectionnez l’option et vous pouvez voir une boîte de dialogue qui montre toutes les feuilles de calcul masquées. Affichez-les, puis déterminez si vous en avez vraiment besoin ou non. Sinon, supprimez-les pour libérer de l’espace.

Maintenant, dans chacune des feuilles de calcul restantes, vous voudrez vérifier s’il existe des lignes ou des colonnes superflues enregistrées par Excel. Le moyen le plus simple consiste à afficher la feuille de calcul et à appuyer sur Ctrl + Fin. Cela sélectionne ce que Excel pense être la dernière ligne et colonne de la feuille de calcul. S’il ne correspond pas à ce que vous pensez être la dernière ligne de colonne, supprimez simplement tout ce qui se trouve au-delà de la dernière ligne et colonne.

Il y a une mise en garde ici: lorsque vous supprimez les lignes et les colonnes superflues (assurez-vous de le faire sur chaque feuille de calcul), vous voudrez enregistrer le classeur, redémarrer Excel, recharger le classeur et vérifier à nouveau chaque feuille de calcul. Faire ceci est une « double vérification » pour vous assurer que vous avez vraiment supprimé les lignes et colonnes superflues plutôt que de simplement les effacer.

(Ils doivent en fait être supprimés, pas effacés.)

Il y a une autre chose que vous pouvez vérifier en ce qui concerne l’espace inutile, mais cela ne s’applique que si vous collez des données dans vos feuilles de calcul à partir d’une source non Excel ou si vous importez des données générées par un programme tiers. Dans certains cas, vous pouvez constater que vos données contiennent des espaces superflus à la fin des valeurs de texte. Par exemple, au lieu d’un texte simple tel que « Ceci est mon exemple de texte », la cellule peut contenir le texte suivi de plusieurs espaces. Cela nécessitera un travail de détective pour déterminer si vos cellules ont des espaces supplémentaires, mais à cette fin, vous pouvez trouver la formule suivante utile:

=IF(LEN(A1) <> LEN(TRIM(A1)), "Extra spaces", "")

S’appuyant sur la fonction TRIM pour supprimer les espaces au début ou à la fin de la cellule, la formule affiche le texte « Espaces supplémentaires » si la longueur du contenu de la cellule n’est pas la même. Supprimez les espaces supplémentaires de toutes les cellules incriminées.

Les styles peuvent également prendre de la place dans votre classeur, il est donc judicieux de supprimer les styles que vous n’utilisez peut-être pas. Les meilleures façons de procéder sont décrites dans un ExcelTip séparé:

https://excelribbon.tips.net/T012259

Vous pouvez également envisager de réduire le nombre de variantes de mise en forme utilisées dans un classeur et le nombre de fois que vous utilisez la validation des données. Ceux-ci peuvent tous deux gonfler la taille d’un classeur, vous voudrez donc particulièrement vérifier que la mise en forme et la validation des données ne sont pas appliquées aux cellules vides.

Si votre classeur contient des tableaux croisés dynamiques, sachez que cela peut augmenter considérablement la taille de vos fichiers de classeur. Il existe cependant un moyen de continuer à utiliser les tableaux croisés dynamiques tout en réduisant la taille globale de votre classeur. Cette technique est mieux couverte dans une astuce différente, que vous pouvez trouver ici:

https://excelribbon.tips.net/T008669

En ce qui concerne les éléments multimédias dans un classeur, vous souhaiterez examiner chaque image, fichier audio et vidéo que vous pouvez avoir dans le classeur pour déterminer si vous en avez vraiment besoin. Les éléments multimédias peuvent occuper BEAUCOUP d’espace, vous ne devez donc les utiliser qu’en cas d’absolue nécessité. De plus, en ce qui concerne les images, vous voudrez vérifier que vous ne recadrez pas les images dans Excel. Le recadrage des images masque ce qui est affiché sur l’image, mais ne réduit pas la taille réelle de l’image enregistrée dans le classeur. Au lieu de cela, enregistrez les images sur le disque, modifiez-les avec un éditeur d’images réel et remplacez-les dans le classeur.

Excel vous permet également de compresser des images et de réduire la résolution de toutes les images que vous pouvez avoir dans le classeur. Équilibrer la compression, la résolution et la qualité peut être une corde raide difficile à marcher. Si vous voulez commencer à marcher, vous trouverez peut-être cet article sur l’un des sites de Microsoft utile:

https://support.office.com/en-us/article/Reduce-the-file-size-of-a-picture-8db7211c-d958-457c-babd-194109eb9535

Enfin, regardez le format que vous utilisez pour enregistrer le fichier. Chargez le classeur, appuyez sur F12 pour afficher la boîte de dialogue Enregistrer sous et enregistrez le classeur sous un nouveau nom. Cela force Excel à réécrire le fichier à partir de zéro, ce qui peut éliminer tout espace inutilisé dans le fichier.

Une autre chose à vérifier est de savoir si vous pouvez enregistrer le fichier au format XLSX au lieu de XLSM. Ce dernier type de fichier n’est nécessaire que si vous avez des macros dans le classeur. Si vous n’avez pas besoin de macros, utilisez Enregistrer sous (encore une fois, F12) et utilisez la liste déroulante Enregistrer sous le type pour spécifier que vous voulez le format XLSX.

Si cela ne réduit toujours pas la taille du fichier à l’endroit souhaité, utilisez la boîte de dialogue Enregistrer sous et choisissez d’enregistrer le fichier au format XLSB. Il s’agit d’un format binaire qui peut économiser une tonne d’espace dans le fichier.

Temps de chargement et de recalcul

Si votre principale préoccupation concernant la taille du fichier est liée aux temps de chargement et aux temps de recalcul, le problème n’est pas seulement ce qui est stocké dans votre classeur. Vous devriez toujours travailler sur tous les éléments abordés plus haut dans cette astuce, mais votre classeur peut encore prendre du temps à se charger. En effet, les classeurs sont automatiquement recalculés lors du chargement, et si votre classeur contient beaucoup de données ou beaucoup de formules complexes, c’est le recalcul – et non le chargement – qui ralentit les choses.

Pour minimiser le temps de calcul, vous voudrez vérifier quelques éléments.

Comprendre que la vérification (et la correction) de ces choses n’aura pas beaucoup d’impact sur la taille du fichier, mais cela entraînera des temps de chargement et de sauvegarde plus rapides.

Débarrassez-vous des références circulaires. * L’itération requise pour résoudre les références circulaires prend du temps, et si vous avez beaucoup de formules de référence circulaires, le temps nécessaire peut vraiment s’additionner.

Évitez les fonctions volatiles. * Certaines des fonctions de feuille de calcul d’Excel sont considérées comme «volatiles», ce qui signifie qu’elles déclenchent un recalcul à chaque fois qu’une cellule de votre feuille de calcul est modifiée. Ces fonctions sont RAND (), NOW (), TODAY (), OFFSET () et INDIRECT (). De plus, les fonctions INFO () et CELL () peuvent être volatiles, selon les arguments utilisés avec les fonctions.

Retravaillez vos formules pour être plus efficaces. * Cela prend du temps, du travail de détective et des connaissances, mais vous pouvez souvent réécrire vos formules pour utiliser différentes techniques qui accéléreront le calcul. (Cette idée est la meilleure à appliquer au fil du temps à mesure que vous acquérez les connaissances nécessaires ou que vous rencontrez des astuces et des astuces qui peuvent être appliquées dans votre situation.)

Minimisez l’utilisation de formules. Si vous utilisez des formules pour calculer des cellules et que les valeurs sur lesquelles reposent ces formules ne sont jamais modifiées, vous devriez envisager de vous débarrasser des formules elles-mêmes. Pour ce faire, le moyen le plus simple consiste à sélectionner toutes les cellules, à appuyer sur Ctrl + C *, puis à utiliser Collage spécial pour coller les valeurs dans les cellules.

Débarrassez-vous des liens externes à moins que vous n’en ayez absolument besoin. * Récupération d’informations à partir de sources externes (en particulier de sources sur un réseau)

peut vraiment ralentir les temps de chargement.

Utilisez PowerPivot et PowerQuery. * Si vous utilisez Excel 2010 ou une version ultérieure et que vous utilisez Excel pour traiter de grandes quantités de données, envisagez de retravailler vos feuilles de calcul pour vous fier aux nouveaux outils PowerPivot ou PowerQuery. Celles-ci se sont avérées non seulement très puissantes, mais également très rapides dans le traitement de grandes quantités de données.

Si vos temps de calcul sont encore assez longs, vous pouvez envisager de désactiver le recalcul automatique et de ne recalculer manuellement que lorsque vous êtes prêt à passer le temps nécessaire pour le faire. Vous pouvez désactiver le calcul automatique en utilisant les techniques décrites dans cette astuce:

https://excelribbon.tips.net/T009999

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Cette astuce (6792) s’applique à Microsoft Excel 2007, 2010, 2013 et 2016.