Kyle a une feuille de calcul composée de trois colonnes de données: numéro de pièce, quantité et longueur. La longueur est indiquée en pouces, avec un guillemet pour indiquer qu’elle est en pouces (par exemple 30 « , 54 » ou 100 « ). Kyle doit trier les données de la plus courte à la plus longue longueur, mais Excel trie les longueurs sous forme de texte, de sorte que 100 « précède 30 ». Il se demande s’il existe un moyen pour qu’Excel tienne les informations textuelles comme s’il s’agissait de nombres, donc 30 « précède correctement 100 », sans se débarrasser des guillemets.

La réponse courte est que vous ne pouvez pas le faire, du moins pas directement. Lorsque vous incluez le guillemet dans la cellule, Excel traite la cellule entière comme du texte et le trie comme tel. Et, comme Kyle a noté, la chaîne de texte 100 « 

vient avant 30 « parce que 1 précède 3 dans un tri textuel.

Il y a des choses que vous pouvez faire, cependant. Par exemple, si vous utilisez une formule pour générer les valeurs dans votre colonne Longueur, vous pouvez modifier la formule pour qu’elle « garnisse avant » les longueurs avec des zéros, si nécessaire.

En utilisant cette approche, vous n’auriez pas des longueurs comme 30 « , 54 » ou 100 « , mais à la place vous auriez 030 « , 054 » et 100 « . Tant que toutes les longueurs utilisent le même nombre de chiffres, le tri s’effectuera correctement.

Vous pouvez également ajouter une colonne d’aide à la droite du Longueur de la colonne et, dans la colonne d’aide, placez les valeurs numériques de tout ce qui se trouve dans la cellule de gauche. Ainsi, si vos premières données se trouvent dans la cellule C2, dans la cellule D2 (votre colonne d’aide), vous pouvez entrer ce qui suit:

=VALUE(SUBSTITUTE(C2,"""",""))

Les quatre guillemets sont nécessaires comme deuxième paramètre de la fonction SUBSTITUTE afin de se débarrasser des guillemets i n C2. Le résultat est que D2 contient la valeur numérique de ce qui était dans la cellule C2. Copiez la formule autant que nécessaire, puis utilisez la colonne D pour effectuer le tri. Après le tri, vous pouvez même masquer la colonne D, si vous le souhaitez, ou la rendre aussi étroite que vous le souhaitez.

Une autre approche qui peut bien fonctionner si vous avez un nombre limité de longueurs consiste à créer une liste personnalisée, puis à utiliser cette liste pour effectuer le tri. Voici comment configurer la liste personnalisée pour vos longueurs:

  1. Affichez la boîte de dialogue Options Excel. (Dans Excel 2007, cliquez sur le bouton Office, puis sur Options Excel. Dans Excel 2010 ou versions ultérieures, affichez l’onglet Fichier du ruban, puis cliquez sur Options.)

  2. Si vous utilisez Excel 2007, assurez-vous que Populaire est sélectionné à gauche de la boîte de dialogue. Si vous utilisez Excel 2010 ou une version ultérieure, cliquez sur Avancé, puis faites défiler vers la fin des options jusqu’à ce que vous voyiez la zone Général.

  3. Cliquez sur Modifier les listes personnalisées. Excel affiche la boîte de dialogue Listes personnalisées et masque la boîte de dialogue Options Excel. (Voir la figure 1.)

  4. Sélectionnez NOUVELLE LISTE dans la liste Listes personnalisées.

  5. Dans la partie Entrées de la liste de la boîte de dialogue, commencez à taper les éléments de votre liste, dans l’ordre dans lequel ils doivent apparaître. Par exemple, si vous n’avez que 15 longueurs possibles, tapez toutes les longueurs, dans leur ordre approprié, en veillant à inclure le guillemet après chaque longueur. Appuyez sur Entrée à la fin de chaque longueur que vous ajoutez.

  6. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Ajouter.

  7. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Listes personnalisées. La boîte de dialogue Options Excel réapparaît.

  8. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Options Excel.

Une fois la liste personnalisée définie, vous pouvez utiliser la boîte de dialogue Trier et spécifier que vous souhaitez effectuer un tri personnalisé. Choisissez votre nouvelle liste et c’est ce qu’Excel utilisera pour organiser les lignes dans la feuille de calcul. Encore une fois, cette approche ne fonctionne vraiment que si vous avez un nombre limité de longueurs et que vous savez à l’avance quelles seront ces longueurs.

La meilleure solution est peut-être de supprimer les guillemets.

(Oui, je sais …​ Kyle a dit qu’il ne voulait pas s’en débarrasser, mais restez avec moi pendant un moment.) Si tout dans la colonne Longueur est affiché en pouces, vous pouvez vous débarrasser de la citation explicite marques et créez un format personnalisé qui les affichera. Il est facile de se débarrasser des guillemets: utilisez simplement Rechercher et remplacer pour les supprimer. (Recherchez un guillemet et remplacez-le par rien.) Ensuite, créez le format personnalisé de cette manière:

  1. Sélectionnez toutes les cellules contenant des longueurs. (Vous pouvez sélectionner la colonne entière, si vous le souhaitez.)

  2. Affichez l’onglet Accueil du ruban.

  3. Cliquez sur la petite icône dans le coin inférieur droit du groupe Nombre.

Excel affiche la boîte de dialogue Format des cellules, avec l’onglet Nombre sélectionné.

  1. Dans la liste Catégorie, choisissez Personnalisé. La boîte de dialogue change pour que vous puissiez entrer un format personnalisé. (Voir la figure 2.)

  2. Dans la zone Type, saisissez ce qui suit: 0.0 \ « . Cliquez sur OK.

Vous devriez maintenant voir toutes les cellules (sélectionnées à l’étape 1) affichées avec le guillemet de fin. C’est le format spécifié à l’étape 5 qui demande à Excel d’inclure le guillemet après n’importe quel nombre. Il indique également à Excel d’afficher un chiffre après la virgule décimale. (Vous pouvez modifier le format afin qu’il affiche un nombre différent de chiffres, si vous le souhaitez. Si vous voulez que le nombre soit généralement visible, puis utilisez ce format personnalisé:

#\"

Comme avec le format personnalisé à l’étape 5 des étapes ci-dessus, la barre oblique inverse est nécessaire pour qu’Excel sache que le guillemet fait partie du format personnalisé lui-même.

Encore une fois, l’itinéraire du format personnalisé fonctionne très bien si tout dans la colonne Longueur est affiché en pouces. Si ce n’est pas ‘ t tout en pouces, vous pouvez alors déplacer l’indicateur de dimension (guillemet, apostrophe, peu importe) dans la colonne D et le supprimer de colonne C. Rendre la colonne D aussi étroite que nécessaire pour afficher l’indicateur de dimension, puis trier par colonne C.

ExcelTips est votre source pour une formation Microsoft Excel rentable.

Cette astuce (3917) s’applique à Microsoft Excel 2007, 2010, 2013 et 2016.