Le classeur de Kim est enregistré sur un lecteur réseau et plusieurs utilisateurs y accèdent toute la journée pour mettre à jour les informations. Parfois, elle essaie d’accéder au classeur et il est déjà ouvert par quelqu’un d’autre. Excel lui disait qui avait ouvert le classeur afin qu’elle puisse y accéder et leur demander de le fermer. Maintenant, Excel dit simplement la même chose, une personne qui ne change jamais l’a ouvert, même si c’est quelqu’un d’autre qui l’a ouvert. Kim se demande pourquoi cela se produirait tout d’un coup.

Pour comprendre pourquoi cela se produit, il est nécessaire de comprendre comment Microsoft gère la «dénomination» de qui a un classeur ouvert dans Excel. Lorsque vous ouvrez un classeur que personne d’autre n’a ouvert, Excel crée un «fichier temporaire» qui est utilisé pour indiquer que ce fichier est ouvert; il contient votre username, tel que configuré dans Excel.

Lorsque quelqu’un d’autre arrive et tente d’ouvrir le même classeur, votre nom d’utilisateur lui est affiché, tel qu’il est stocké dans ce fichier temporaire.

Si vous voyez le même nom encore et encore, alors il y a deux possibilités. La possibilité la plus probable est que vous ayez un groupe de personnes toutes sur le même réseau et qu’aucune d’entre elles n’ait configuré ses copies d’Excel avec ses noms d’utilisateur uniques. Ce n’est pas aussi rare que vous pourriez l’imaginer; Les abonnements Office 365 sont connus pour cela.

Lors de l’installation, aucun nom d’utilisateur ne vous est demandé (comme vous l’étiez dans les versions précédentes d’Office), de sorte que le programme utilise par défaut un nom générique.

Si les gens n’entrent pas et ne modifient pas le nom, tout le monde portera le même nom, et c’est le même nom affiché lorsque Excel essaie d’ouvrir un classeur que quelqu’un d’autre a déjà ouvert.

La solution à ce problème, bien sûr, est que chacun personnalise sa version d’Excel pour inclure son nom d’utilisateur. Suivez ces étapes:

  1. Affichez la boîte de dialogue Options Excel. (Dans Excel 2007, cliquez sur le bouton Office, puis sur Options Excel. Dans Excel 2010 ou une version ultérieure, affichez l’onglet Fichier du ruban, puis cliquez sur Options.)

  2. Sur le côté gauche de la boîte de dialogue, cliquez sur Général. (Si vous utilisez Excel 2007, cliquez sur l’option Populaire à la place.) (Voir la figure 1.)

  3. Modifiez le nom affiché dans le champ Nom d’utilisateur.

  4. Cliquez sur OK.

N’oubliez pas que chaque personne du réseau doit le faire. Désormais, lorsqu’ils commencent à utiliser des classeurs Excel sur le réseau, c’est le nom spécifié à l’étape 3 qui est stocké dans le fichier temporaire et affiché à toute personne essayant d’ouvrir le classeur.

J’ai mentionné plus tôt qu’il y avait deux possibilités. L’autre est que, d’une manière ou d’une autre, le fichier temporaire associé à un classeur particulier n’est pas supprimé comme il se doit. (Il doit être automatiquement supprimé lorsque l’utilisateur d’origine ferme le classeur.) Cela peut être résolu en demandant à tout le monde de fermer Excel, puis à une personne disposant de privilèges administratifs d’entrer et de supprimer tous les fichiers temporaires trouvés.

La suppression des fichiers est facile, une fois que vous pouvez les trouver. Je mentionne cela car les fichiers sont marqués comme des fichiers système cachés (par Office), et ils ne sont normalement pas visibles lorsque vous naviguez dans vos différents dossiers. Vous pouvez configurer Windows pour afficher ces types de fichiers par link: / windows-Displaying_Hidden_and_System_Files_in_a_Folder [en suivant les étapes détaillées dans cette astuce].

Vous pouvez dire qu’un fichier est un fichier verrouillé par le fait qu’il commence par un tilde et un signe dollar. Par exemple, si vous travaillez sur le classeur MyBook.xlsx, le fichier de verrouillage de ce classeur sera ~ $ MyBook.xlsx. À condition que personne n’utilise réellement MyBook.xlsx, vous pouvez supprimer ~ $ MyBook.xlsx sans problème.

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Cette astuce (13566) s’applique à Microsoft Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 et Excel dans Office 365.