Si vous êtes habitué au dépôt sur papier, vous aurez peut-être du mal à passer au classement par ordinateur. La première chose à comprendre est le fait que vous ne pouvez plus gérer physiquement la correspondance. Aucun document physique et aucun classeur! Une fois que vous avez l’habitude de le faire par voie électronique, vous ne voudrez plus revenir au dépôt physique.

Par où commencer. * Pour empêcher la création de dossiers à de nombreux endroits différents sur l’ordinateur, Windows propose ses documents, ou simplement Documents, comme classeur pour ses utilisateurs. Un raccourci sur le bureau ou dans le menu démarrer donne un accès immédiat à tous vos dossiers et fichiers.

Nommer les dossiers. * Réfléchissez et planifiez avant de créer de nouveaux dossiers. Faites une liste de tous les principaux sujets E.G. Formation, réunions, projets, personnel. Soyez aussi précis et descriptif que possible. Lorsque vous n’êtes pas au bureau et que quelqu’un d’autre a besoin d’accéder à ces fichiers, il ne veut pas passer des heures à comprendre ce que signifient tous vos codes intelligents.

Séparez les fichiers personnels des fichiers professionnels. * Ne mélangez jamais vos dossiers personnels avec les fichiers professionnels. Gardez les dossiers personnels et professionnels séparés. Ne stockez pas d’informations personnelles confidentielles sur l’ordinateur de l’entreprise. Si vous devez faire quelque chose dans un dossier personnel, placez-le sur une clé USB et copiez les fichiers sur votre ordinateur personnel dès que possible.

Les sujets et les niveaux peuvent aider. * Le niveau suivant sera les sujets de chaque dossier. Votre dossier de formation doit contenir les différents cours de formation proposés par l’entreprise, les dates prévues pour chaque cours. Une fois qu’un dossier contient plus de 50 dossiers, il est temps de le diviser en portions plus petites. Les gens sont trop paresseux pour faire défiler vers le bas, quand ils ne voient pas le fichier à l’écran immédiatement, ils supposent qu’il n’est pas là.

N’oubliez pas de sauvegarder votre système. * Votre disque dur est endommagé et tout votre travail dur et important est parti! Les sauvegardes régulières sont une priorité élevée pour tout utilisateur d’ordinateur. Ne sauvegardez pas sur le même disque sur lequel vous travaillez, sauvegardez régulièrement sur un CD ou un DVD. Le service informatique des grandes entreprises programme automatiquement le temps de sauvegarde du système. Il est conseillé d’effectuer également des sauvegardes régulières pour vous assurer qu’aucune donnée importante n’est perdue. Conservez les sauvegardes dans un endroit sûr, pas dans le tiroir du bureau ou dans votre sac à main. Étant donné que tous vos dossiers sont enregistrés au même endroit, les sauvegardes sont faciles car vous n’avez qu’à spécifier le dossier Documents avec ses sous-dossiers et c’est terminé.

Suivez votre système. * Le meilleur système de classement au monde est inutile à moins que vous ne le mainteniez. Enregistrez immédiatement les fichiers dans le bon dossier pour éviter beaucoup de frustration d’essayer de déterminer où les documents doivent être classés. Le temps c’est de l’argent et le temps est précieux.