Il y a juste quelque chose dans les bureaux qui semble attirer la paperasse. Pour une raison quelconque, il semble simplement qu’un bureau n’est pas vraiment un bureau tant qu’il n’y a pas de paperasse éparpillée partout. Bien que cela puisse être la caractéristique traditionnelle d’un bureau occupé, ce n’est certainement pas le signe d’un bureau bien organisé. Créer un bureau sans encombrement est un projet que toute personne vraiment efficace devrait avoir sur sa liste de choses à faire. Eh bien, arrêtez de reporter ce projet et lancez-le dès aujourd’hui. Vous serez étonné de voir à quel point un bureau sans encombrement peut vraiment améliorer vos performances professionnelles.

Réduisez votre lecture. * Pour vraiment commencer à créer un bureau sans encombrement, vous devez d’abord réduire la lecture que vous avez à faire. Bien que vous ne puissiez pas l’éliminer totalement, mais en réduisant la quantité de lecture que vous devez effectuer chaque jour, vous pouvez éliminer beaucoup de désordre.

Cela signifie qu’au lieu d’avoir à gérer beaucoup de papiers volants, de documents et d’autres éléments physiques, essayez d’utiliser le plus possible le courrier électronique et d’autres sources électroniques.

Avez-vous vraiment besoin d’imprimer? * La prochaine fois que vous êtes sur le point d’imprimer quelque chose, prenez un moment et demandez-vous si vous avez vraiment besoin de l’imprimer. Avant d’imprimer inutilement des documents, des e-mails, des mémos et des pages Web, assurez-vous que vous en avez vraiment besoin. Non seulement que vous le vouliez, mais qu’il existe un réel besoin physique pour ce document particulier.

S’il n’y en a pas, ne l’imprimez pas. L’impression de documents inutiles entraînerait non seulement une augmentation des risques d’encombrement, mais également un gaspillage de ressources et d’argent.

Accrochez-vous à ce dont vous avez besoin. * Ne retenez que ce dont vous avez réellement besoin. Cela signifie que vous devez créer une sorte de système qui peut vous aider à déterminer combien de temps vous devez conserver le dernier mémo de votre patron. Certains documents que vous devez conserver indéfiniment, tels que les états financiers, les documents d’entreprise ou même les contrats. Cependant, certains documents (tels que les chèques annulés, les bons de commande, les états financiers mensuels, etc.) ne devraient être conservés que pendant trois à six ans.

Débarrassez-vous de ce dont vous n’avez pas besoin. * Une autre excellente façon de commencer à créer un bureau sans encombrement est de commencer à vous débarrasser de ce dont vous n’avez pas besoin. Si vous n’avez pas besoin de vous en tenir à ce mémo en organisant une pré-réunion pour vous préparer pour la réunion, alors débarrassez-vous-en. Si vous avez du matériel que vous n’utilisez pas ou dont vous n’avez pas besoin, débarrassez-vous-en.

À l’inverse, si vous avez encore besoin de certains documents, envisagez de les stocker hors site pour libérer votre espace de travail actuel.