Le dépôt numérique ressemble au dépôt sur papier en ce que les deux nécessitent une attention régulière pratique et bien nommée. De la même manière qu’un tirage au sort d’un classeur peut devenir un espace inorganisé, impossible à trouver, votre système de classement sur votre ordinateur peut devenir encore pire. Les paragraphes suivants vous aideront à organiser votre disque dur dans une unité de stockage soignée, pratique et facile à vivre. Commencez par vous familiariser avec les systèmes de classement que vous avez actuellement en place. Si vous donnez des noms non descriptifs aux fichiers et aux dossiers, vous devrez être très bon pour vous souvenir de ce que vous avez appelé un fichier spécifique et dans quel dossier l’avez-vous classé. Que vous utilisiez un système de classement numérique ou alphabétique, des noms de fichiers clairs sont essentiels.

Voici quelques suggestions pour vous aider à mettre en place un système logique, facile à comprendre, facile à gérer et donc à gagner du temps:

Créez une structure logique. * Vos « Documents » ou « Mes Documents »

dossier, est l’endroit où la plupart des programmes Windows créent vos fichiers personnels. Nous vous suggérons de cartographier une structure pour vos besoins personnels ou professionnels d’abord sur papier. Décidez des catégories et sous-catégories nécessaires. Windows 7 indexe automatiquement les fichiers et les dossiers dans le dossier «Documents».

Si vous créez des dossiers à d’autres emplacements sur le disque dur, n’oubliez pas que Windows les indexe également. Cela permet de trouver facilement n’importe quel document ou dossier en quelques secondes.

Nommer un fichier ou un dossier. * Les fichiers et dossiers doivent être nommés en fonction du sujet, tel que Nouveaux clients, Personnel de vente, Nouvelles commandes, etc. Cela vous permettra de trouver plus tard facilement le dossier ou le fichier spécifique que vous souhaitez ou dont vous avez besoin.

Dossiers de sauvegarde. * Il n’est pas conseillé de sauvegarder des dossiers sur votre disque dur car le disque peut être endommagé et toutes vos sauvegardes seront perdues.

Le stockage des sauvegardes sur un bâton n’est pas non plus une bonne idée car le bâton peut être facilement perdu ou endommagé pendant que vous le transportez avec vous dans un sac. Les sauvegardes doivent être stockées sur un disque CD-Rom ou DVD et verrouillées dans un endroit sûr. Il n’y a aucune raison de placer des disques de sauvegarde dans le dessin de votre bureau ou dans une étagère déverrouillée.

En conclusion, si vous souhaitez créer un système de classement numérique viable et facile à utiliser, suivez la structure logique de Windows 7. Utilisez le système de bibliothèque Windows 7 pour indexer tous vos fichiers pour un accès plus facile et assurez-vous que vous disposez de vos dossiers et fichiers nommé logiquement. N’oubliez jamais de sauvegarder tous vos documents, fichiers et dossiers afin que même en cas de problème avec l’ordinateur, vous puissiez toujours accéder aux fichiers.

Profitez de votre système de classement numérique.