Si vous cherchez un moyen de réduire le coût de vos matériaux et de créer un peu plus d’efficacité dans votre bureau, les systèmes de classement électroniques sont un excellent moyen de commencer à le faire. Cependant, afin de tirer le meilleur parti de votre système de dépôt électronique, vous devez prêter attention à quelques lignes directrices. En regardant ces lignes directrices, gardez à l’esprit qu’elles ne sont en fait que des lignes directrices et qu’elles doivent donc être modifiées pour répondre aux besoins uniques auxquels vous êtes confronté.

Qui utilise le dépôt électronique? Le dépôt électronique est populaire parmi de nombreuses entreprises et gouvernements. Par exemple, de nombreux gouvernements permettent aux contribuables de déposer leurs informations en ligne, car cela permet d’économiser du temps et de l’argent. Les avocats ont un accès en ligne aux bases de données de cas, aux amendements et changements de loi ainsi qu’à la communication entre les bureaux du même cabinet dans différentes villes. Les grandes entreprises ayant des bureaux dans le même bâtiment ou des succursales différentes peuvent accéder aux fichiers partagés sur un réseau.

Les bibliothécaires trouvent le classement électronique plus précis car ils peuvent contrôler les livres exceptionnels et les nouveaux ajouts à la bibliothèque. Les employés qui partagent des informations font gagner du temps car les utilisateurs n’ont plus besoin de rechercher dans de nombreux documents papier non pertinents qui doivent être remis physiquement dans les étagères et les classeurs.

Comment créer un classeur électronique

  1. Investissez dans un bon scanner vous permettant de convertir des documents physiques en fichiers électroniques.

  2. Rassemblez tous les reçus et tous les autres éléments qui devraient être dans un classeur. Séparez ces éléments en piles afin de savoir quels éléments vous devez numériser et enregistrer dans votre système de classement électronique. Pensez à la façon dont vous créeriez physiquement un système de classement lorsque vous séparez vos documents.

Cela vous fera gagner du temps et de la frustration plus tard lorsque vous créerez le système de classement.

  1. 3. Décidez du type de système que vous allez utiliser. Vos fichiers seront-ils classés par ordre alphabétique ou numérique. N’oubliez pas que la cohérence est essentielle pour qu’un système de classement soit convivial et facile à entretenir.

  2. Créez un nouveau dossier avec un nom logique. Les codes en tant que noms de fichiers peuvent devenir déroutants s’il n’y a pas d’indices sur son contenu.

  3. 5. Créez des sous-dossiers de la même manière. Un système de classement construit de manière logique permet d’économiser du temps et de la frustration.

  4. 6. Des sauvegardes régulières sont essentielles pour éviter la perte d’informations. Achetez un disque dur externe à cet effet et rangez-le dans un coffre-fort ignifuge.

Une attention particulière doit être accordée à la sécurité contre les pannes informatiques et les accès non autorisés. Lorsque les fichiers sont consultés par différentes sections de l’entreprise, il convient de veiller à l’attribution des droits d’accès concernant les dossiers du personnel, les états financiers et les rapports ainsi que d’autres informations confidentielles.