Que vous soyez un cadre, un assistant de direction ou simplement un simple Joe, le courrier électronique est une réalité. Avec les quantités toujours croissantes de courriels que nous recevons chaque jour et dont nous dépendons pour pouvoir fonctionner dans notre travail, il devient une nécessité d’avoir un type de système de classement. Comme pour tout système de classement papier, le classement des e-mails est en grande partie une question de goût personnel. Voici quelques idées qui pourront vous aider avec votre boîte de réception encombrée.

Dans le programme de messagerie:

Dans votre programme de messagerie (qu’il s’agisse de Microsoft Outlook ou d’une autre application), vous devez démarrer dans la section Dossiers d’archives. Lorsque vous avez trouvé cette section, créez un fichier spécifique pour l’élément que vous souhaitez enregistrer. Étiquetez ce fichier avec le nom de l’expéditeur, ou si vous allez recevoir une quantité massive d’e-mails sur un sujet particulier, attribuez au fichier le nom de ce sujet. Lorsque vous avez terminé avec l’e-mail, enregistrez-le simplement dans ce fichier d’archive. Il est extrêmement facile de trier le fichier et de le trouver. Vous pouvez même utiliser l’outil de recherche pour rechercher des phrases spécifiques et ainsi de suite.

Avec cette méthode, même si vous avez quelques centaines de courriels différents dans chaque fichier, vous pourrez toujours trouver tout ce dont vous avez besoin en quelques instants. Un exemple de cette hiérarchie, si vous avez travaillé dans un cabinet d’avocats, peut ressembler à ceci (allant du plus large au plus spécifique):

Décrets de divorce — 2012 James, Nathan — Divorce Acme Furnace Invoices Thermostat * James, Nathan

Dans la section « Mes documents »:

Vous pouvez accomplir la même chose dans la section «Mes documents» de votre ordinateur que dans votre système de messagerie. Tout ce que vous avez à faire est d’enregistrer les informations pertinentes, en utilisant les fichiers principaux, puis de nommer les dossiers qu’ils contiennent pour une reconnaissance facile. Un exemple de ceci, allant du plus large au plus spécifique, ressemblerait à ceci:

2012 — Factures Acme Furnace Company * Nouveau thermostat

Ou comme ça:

Décrets de divorce 2012 James, Nathan — Circuit Court * Décret de divorce — Nathan c. Jones

En utilisant ces méthodes, vous utiliserez littéralement votre ordinateur et le système de messagerie comme un classeur, ce qui rendra la recherche d’informations extrêmement facile. Gardez à l’esprit cependant qu’il est plus facile de trier vos e-mails par sujet, donc une fois que vous avez commencé, continuez jusqu’à ce que vous ayez terminé.

S’arrêter et y revenir plus tard rendra simplement plus difficile et déroutant pour vous de trouver les informations dont vous avez besoin plus tard.