Les services de dépôt sont une industrie de niche qui peut aider à fournir un service vital pour à peu près toutes les entreprises imaginables. Parmi la variété de services qu’ils peuvent fournir, ces services sont en mesure de créer un service de classement complet sur place pour votre entreprise, de stocker d’anciens documents, d’éliminer d’anciens documents et bien d’autres types de services.

Puisqu’il existe une si grande variété de services différents qui sont disponibles par le biais de ces entreprises, le problème consiste à décider lequel utiliser. Voici quelques sujets que vous devez garder à l’esprit lorsque vous décidez d’un service de dépôt pour votre entreprise. Chacun de ces sujets se concentrera sur un aspect différent de l’industrie que vous devez prendre en compte et que vous devez garder à l’esprit lorsque vous interviewez le service.

Communication. * Lorsque vous interrogez votre service de dépôt potentiel, gardez à l’esprit combien il est facile d’entrer en contact avec ce service. Ont-ils un personnel de service vingt-quatre heures sur vingt-quatre, sept jours sur sept avec qui vous pouvez contacter si vous avez des questions? Dans quelle mesure votre représentant de service sera-t-il accessible? Dans quelle mesure le représentant de l’entreprise sera-t-il susceptible de communiquer avec vous s’il y a des problèmes de son côté?

Options. * Quelles sont les différentes options proposées par cette entreprise?

Vont-ils venir sur votre site et vous aider à organiser votre système de classement? Offrent-ils la possibilité de stocker vos documents dans un emplacement physique? Fournissent-ils un moyen d’accéder à vos fichiers numériquement? Combien de temps conserveront-ils vos documents pour vous? Le service offre-t-il un moyen de détruire en toute sécurité et en toute confidentialité les documents qui ne sont plus nécessaires?

Réputation. * Quelle est la réputation de l’entreprise que vous envisagez d’utiliser? Appelez certains de leurs clients si cette information est publique et demandez-leur ce qu’ils en pensent. Vérifiez également auprès de votre Bureau d’éthique commerciale local pour voir s’il y a des plaintes, et quel type de plaintes elles ont, contre l’entreprise.

Installations. * L’entreprise dispose-t-elle d’une installation centralisée qu’elle utilise? OU convertissent-ils tous les documents au format numérique? S’ils convertissent tous les documents au format numérique, que font-ils des originaux? S’il existe une installation centralisée, est-ce que vous pouvez y accéder lorsque vous en avez besoin?

Sécurité. * Quels types de fonctions de sécurité l’entreprise propose-t-elle?

Après tout, ce sont vos papiers et documents dont nous parlons.

Coût. * Quel sera le coût général du service? Facturent-ils mensuellement ou annuellement? Le coût vaut-il les services offerts?