Avez-vous une entreprise en croissance qui a besoin d’une aide importante pour le dépôt? Peut-être avez-vous un passe-temps qui a dépassé vos attentes et qui a besoin d’un peu d’aide pour s’organiser à nouveau. Quels que soient vos besoins ou vos objectifs, choisir le bon type de logiciel de classement peut vous aider énormément. Cependant, avant de sortir et d’acheter le premier type de logiciel que vous rencontrez, il y a quelques points à garder à l’esprit.

Qu’attendez-vous du logiciel d’archivage? * La plupart des gens, lorsqu’ils entendent pour la première fois le terme «logiciel d’archivage», ont tendance à penser à quelque chose qui est utilisé par une grande bibliothèque, ou peut-être l’un de ces grands services juridiques en ligne.

S’il est vrai que chacun de ces logiciels est en fait un type de logiciel de classement, il existe plus que ceux-ci disponibles. Gardez à l’esprit que votre entreprise dictera en fait le type de logiciel que vous finirez par choisir. De plus, sachez que si l’archivage d’un logiciel peut être un outil puissant, il n’en est encore qu’à cela: un outil. Il ne peut pas faire tout le travail seul et vous demandera un peu de travail et de maintenance pour le maintenir.

Il doit être visuel et facile à utiliser. * Les programmes conviviaux peuvent généralement garantir des résultats plus précis lors du remplissage rapide des données.

Le logiciel doit également avoir une sensation quelque peu intuitive afin de ne pas nécessiter beaucoup de formation approfondie pour une utilisation, même minimale.

Le logiciel que vous choisissez doit également être compatible avec le programme utilisé par votre comptable. * Il est possible d’envoyer et de recevoir des fichiers par voie électronique vers et depuis le teneur de livres. Investir dans un logiciel financier compatible ou identique à celui du comptable peut faire gagner du temps et de l’argent car il n’est pas nécessaire de ressaisir les données dans son logiciel. Les données peuvent être présentées sur CD ou par transfert de fichiers si vous êtes sur le même système réseau. Une clé USB n’est pas suffisamment sûre car elle peut s’endommager plus facilement qu’un CD pendant le transport.

Idéalement, le logiciel de classement doit également être polyvalent. * Cela signifie qu’il doit être capable de gérer des éléments tels que les factures, les relevés, les reçus et les bons de livraison. Les informations sur papier doivent être tapées ou numérisées dans le système, idéalement, le logiciel doit pouvoir faire les deux.

Gardez toutefois à l’esprit que l’exactitude des informations numérisées dépendra souvent de la qualité du document physique.

Comme vous pouvez le voir, il y a pas mal de choses à prendre en compte lorsque l’on considère le type de logiciel d’archivage à utiliser. Cependant, rappelez-vous que ce ne sont que des lignes directrices et qu’il n’y a qu’une seule règle réelle dont vous devez vraiment vous souvenir. Cette règle est: « Si cela fonctionne, utilisez-le. » Un système qui a fait ses preuves est exactement celui que vous souhaitez et celui qui vous sera le plus bénéfique à long terme.