Que vous soyez au bureau, à l’école ou à la maison, vous devrez déposer des documents, des relevés, des comptes et d’autres éléments à un moment de votre vie. Souvent, cette compétence entrera en jeu plusieurs fois par jour. En tant que tel, on ne peut vraiment pas souligner l’importance de trouver des solutions de classement viables. En fait, c’est toujours une bonne idée de pouvoir proposer plusieurs solutions de classement différentes à un problème donné.

De cette façon, vous avez la flexibilité qui est souvent nécessaire pour grandir et s’étendre sur le lieu de travail, ainsi que pour trouver de l’espace supplémentaire dans la maison.

Si vous êtes nouveau dans les systèmes de classement, voici une liste des types les plus courants, ainsi qu’une brève description de la façon dont ils sont utilisés.

Alphabétique*. Le même système utilisé pour les annuaires téléphoniques. Si vous avez une grande base de données d’archivage, vous devrez autoriser le programme à faire le tri car cela peut devenir fastidieux s’il doit être organisé sur différents critères tels que le nom, l’anniversaire, la profession, etc.

Classement numérique. * Accélère la recherche d’un fichier. Attention cependant, si vous n’avez pas le bon numéro de fichier, cela peut prendre plus de temps pour trouver le fichier stocké sur un deuxième critère. Du côté positif, cela garantit un degré de confidentialité car vous ne pouvez voir le nom du propriétaire de l’enregistrement qu’une fois le fichier ouvert.

Géographique. * Trie vos fichiers par pays, ville, code postal, etc. Idéal pour les agences de voyages.

Sujet. * Cela dépend du nombre de sujets et de sous-sujets que vous avez.

Trop de sujets peuvent prendre plus de temps à localiser si vous n’êtes pas pleinement familiarisé avec les différents départements et sous-départements de l’entreprise. Il s’agit d’un système difficile à créer et à maintenir car les sujets doivent être descriptifs si vous voulez trouver un fichier rapidement.

Chronologique*. Est trié par date et est idéal pour les relevés, la vérification des commandes et des livraisons, etc. Non recommandé pour les fichiers clients.

Code de couleurs*. Est populaire pour identifier immédiatement des groupes de fichiers. Rouge pour la priorité élevée, vert pour les clients réguliers, bleu pour les fichiers en attente, etc. Assurez-vous d’utiliser la bonne imprimante si vous utilisez cette solution de classement particulière. La raison en est assez simple car l’impression couleur est souvent assez chère. En utilisant judicieusement seulement quelques couleurs, vous pouvez économiser de l’argent et de l’encre d’imprimante. Gardez à l’esprit que si les imprimantes à jet d’encre sont moins chères, elles sont plus lourdes en encre (et donc plus chères à long terme). Les imprimantes laser sont à l’inverse plus chères au départ, mais nécessitent moins d’encre et feront ainsi durer plus longtemps ce que vous utilisez.