Systèmes de classement
Même s’il existe toutes sortes d’enregistrements et qu’ils peuvent se présenter sous différents formats, il y aura des règles générales qui s’appliqueront à chacun d’entre eux. À ce titre, il est important que vous preniez le temps de décider du système de classement qui répond le mieux à vos besoins, avant de commencer à organiser vos archives. Voici quelques brèves descriptions des différents types de systèmes de classement parmi lesquels vous pouvez choisir et une définition rapide de chacun.
Alphabétique*. Organise les noms ou les sujets par lettres de l’alphabet.
Alphanumérique *. Stocke les fichiers par ordre alphabétique et numérique.
Classement par thèmes. * Ceux-ci sont utilisés pour un petit nombre de fichiers. De nombreux sujets posent bientôt des problèmes car un système d’index sera nécessaire pour trouver les fichiers.
Systèmes géographiques. * Vous pouvez utiliser un pays comme dossier de premier niveau, une ville pour la première sous-catégorie et des hôtels comme troisième groupe de la hiérarchie.
Classifications numériques. * Utilisez des nombres pour organiser les fichiers. Les systèmes numériques simples numérotent les fichiers consécutivement dans l’ordre. Bien que les systèmes de classement numériques simples soient simples à utiliser et à étendre, cela peut poser des problèmes car l’utilisateur devra connaître le numéro précis du fichier qu’il souhaite récupérer.
Systèmes chronologiques. * Organiser les fichiers par date. La correspondance est généralement organisée en utilisant un système chronologique. Par exemple, un fichier nommé « nancy20100522 » donne le prénom de la personne et la date de la correspondance. Un tel fichier pourrait être classé dans un sous-dossier appelé paiement_client.
Mais comment déterminer quel système convient à votre bureau? Afin de déterminer quel système convient aux dossiers d’un bureau, il faut répondre à quatre questions. Ces questions sont énumérées ci-dessous, ainsi qu’une brève explication de la question. La réponse à chaque question dépendra de vous.
Comment les documents sont-ils utilisés ou récupérés? * Les types de documents et la méthode habituelle de récupération peuvent déterminer le système de classement.
Combien d’enregistrements avez-vous? * S’il y a des enregistrements limités, vous pouvez généralement utiliser un système de classement alphabétique. Les grands volumes d’enregistrements nécessitent généralement des systèmes numériques ou alphanumériques.
Quelle est la taille du bureau ou de l’agence? * Les grandes agences, en particulier celles qui ont plusieurs succursales, peuvent utiliser un système de classement central alphanumérique pour assurer des pratiques de classement cohérentes dans toute l’agence.
Les grandes agences ont plus de personnes classant et récupérant des enregistrements, ce qui signifie qu’un système logique et constant sera nécessaire pour une récupération rapide et facile.
Qui utilise les documents? * Les besoins des personnes qui classent et récupèrent les documents doivent être pris en compte lors du choix d’un système de classement. Parallèlement à cette exigence, les fichiers doivent être nommés de manière logique pour éviter toute confusion.