Bien que la messagerie vocale et les répondeurs soient agréables, nous sommes souvent confrontés à la responsabilité de prendre un message et de le transmettre nous-mêmes. Souvent, lorsque cela se produit, nous pensons que nous allons pouvoir nous souvenir de tout sans aucun problème et transmettre le message approprié à la bonne personne sans délai. Eh bien, comme tout enfant qui a déjà joué au jeu « téléphone » peut vous le dire, ce n’est malheureusement pas le cas.

Que peut faire une personne pour s’assurer qu’elle a pris toutes les informations importantes d’un message, qu’elle parvient à la bonne personne, tout en s’assurant que l’information n’est pas perdue? Heureusement, la réponse à cette question est simple et peut s’appliquer aussi bien à un environnement personnel qu’à un environnement professionnel. Cette réponse passe par l’utilisation de blocs de messages.

Les blocs-notes peuvent être achetés dans n’importe quel magasin de fournitures de bureau et ils sont relativement peu coûteux. Lorsque vous choisissez le pavé de messages que vous allez utiliser, cependant, il y a juste quelques fonctionnalités que vous allez vouloir garder à l’esprit, et assurez-vous que votre pavé a lorsque vous prendrez votre décision finale. Ainsi, lorsque vous choisissez votre bloc-notes, utilisez simplement cette simple liste de contrôle et vous aurez toutes les bases couvertes et donc sur la bonne voie pour avoir un système de livraison de messages bien organisé. Celles-ci peuvent sembler un peu simplistes, mais gardez à l’esprit que ce sont les bases.

Message pour. * De toute évidence, vous allez avoir besoin de quelque chose qui répertorie à qui le message est destiné. Lorsque vous prenez le message, vous devrez vous assurer que vous savez à qui vous devez transmettre le message, sinon cela rendra tout le processus de livraison du message un peu difficile.

Message de. * L’une des parties les plus élémentaires de la prise de messages, il vaut mieux que ce soit sur le bloc-notes, sinon il n’y a pas grand intérêt à prendre le message. Il s’agit d’informations nécessaires qui permettront au destinataire du message de renvoyer l’appel ou de prendre toute autre action éventuellement requise.

Message. * Ce sera la partie principale de la note; il n’a pas besoin d’être extrêmement détaillé ou exceptionnellement long, mais il doit couvrir les principaux points de ce que l’appelant veut transmettre. Par conséquent, vous devez vous assurer que votre bloc-notes a au moins une zone pour l’écrire.

Date / Heure. * Le clavier des messages doit avoir une zone qui vous permet d’écrire la date et l’heure de l’appel. De cette façon, le destinataire de votre message saura exactement quand et à quelle heure l’appel téléphonique est arrivé .

Action à entreprendre. * Il s’agit d’une partie assez simple du bloc-notes qui peut permettre à la personne qui reçoit le message de savoir ce que l’on attend d’elle. Cela permettra au destinataire de savoir s’il est censé vous rappeler ou si un autre