De nombreux conseils sont disponibles pour organiser les fichiers informatiques. Ce qui peut convenir à une personne peut ne pas vous convenir. Pour la plupart des gens, il est extrêmement facile de créer de nombreux fichiers en l’espace d’un an.

Le problème réside dans la capacité à gérer facilement ces fichiers et classeurs.

Réfléchissez. * Avant de placer un nom sur un fichier, pensez à la reconnaissance de ce titre pour vous plusieurs mois ou années plus tard. Vous souviendrez-vous de ce que vous avez dans le fichier par son titre? L’étiquetage des fichiers avec des titres définissables vous aidera à étiqueter d’autres fichiers informatiques.

Titre. * Donnez un titre logique à vos dossiers. Créez des sous-dossiers dans les dossiers de catégorie plus grands, en veillant à fournir des titres logiques qui vous rappelleront le contenu du fichier avant de l’ouvrir. Si vous conservez un budget domestique sur votre ordinateur, placer le mois et l’année complète dans le nom du fichier vous aidera à vous souvenir de la date de création du fichier. Un exemple de ceci serait de créer des sous-dossiers pour les budgets ou les dépenses domestiques dans le dossier de catégorie plus grand de «Finances». Un sous-dossier peut être créé pour le budget afin de construire votre nouvelle terrasse ou votre aménagement paysager que vous espérez avoir fait dans votre cour avant. Un autre sous-dossier peut identifier une dépense de voiture ou un budget universitaire pour votre enfant résidant dans un collège en dehors de votre région d’origine.

Emplacement. * Placez les fichiers informatiques couramment utilisés dans le dossier d’un favori. Nommez le dossier avec un nom de catégorie. Tous les documents sous le dossier de catégorie peuvent être divisés en sous-dossiers pour définir davantage le contenu. Une fois que vous avez accumulé trop de fichiers pour votre catégorie, divisez le fichier informatique dans un autre dossier avec le nom de la catégorie et une nouvelle date. La catégorie de date identifiera le fichier et la date de création des documents. Le fait de placer les fichiers utilisés quotidiennement dans un emplacement rapidement reconnaissable peut réduire la durée de recherche des informations par la suite.

Photos. * Lors du classement de photos ou d’images, prenez le temps de nommer l’image.

Placez un nom de mois, d’année ou d’emplacement sur l’image. La recherche de vos photos de vacances préférées peut rendre vos souvenirs mémorables lorsque vos photos sont bien organisées.

Espace. * Tenez compte de l’espace disque disponible dont vous disposez sur le disque dur de votre ordinateur. Êtes-vous limité par la quantité de données que vous pouvez ajouter à votre système? La sauvegarde d’anciennes données sur une clé USB ou un CD inscriptible peut libérer un espace disque précieux sur votre système informatique. Garder les données sur votre carte mémoire ou sur un CD inscriptible organisé simplifiera la récupération des informations stockées plus tard.

Sites Web. * Utilisez les sous-dossiers du répertoire de votre navigateur Web pour organiser vos sites Web préférés. Garder votre navigateur Web à jour éliminera les anciens liens de site Web qui ne fonctionnent pas.

Si vous utilisez un ordinateur quotidiennement ou si vous l’utilisez occasionnellement, le fait de garder les fichiers organisés rendra la navigation autour de votre ordinateur moins frustrante. Dans une société dépendant d’un accès rapide aux ressources, la gestion efficace de vos fichiers vous procurera moins d’encombrement et plus d’efficacité.