Organiser des documents, bien que ce soit une tâche assez facile, est quelque chose qui prendra du temps. Donc, avant de commencer, assurez-vous de prévoir suffisamment de temps pour pouvoir faire correctement le travail. Suivez ces instructions simples étape par étape et vous n’aurez aucun problème à reprendre le contrôle de vos documents déchaînés.

  1. Recueillir. Commencez à vous organiser en rassemblant tous les documents, papiers et lettres dont vous pourriez avoir besoin dans un seul endroit. Après tout, il sera beaucoup plus facile d’organiser vos documents s’ils se trouvent tous dans une même pièce où vous les avez à portée de main. Une fois que vous avez rassemblé votre documentation, procurez-vous une poubelle ou quelques sacs poubelles afin de pouvoir jeter tous les documents dont vous n’avez plus besoin.

  2. Séparé. Parcourez tous vos documents et séparez-les en piles et groupements distincts pour un classement ultérieur. Pour les documents commerciaux, il est bon de séparer les éléments tels que les déclarations de revenus des factures mensuelles, de la paie, etc. La documentation familiale peut être séparée en différentes piles selon la personne et l’importance de la documentation. Un exemple de ceci serait d’avoir tous vos certificats de naissance dans une pile, les passeports dans une autre et les lettres que vous souhaitez conserver dans une autre. Bien que ce ne soient que des suggestions, la meilleure façon de séparer la paperasse est d’utiliser la méthode qui vous convient le mieux.

  3. Jeter. En parcourant vos documents, portez une attention particulière à ce qui peut être superflu ou inutile. Tout ce dont vous n’avez pas besoin doit être jeté. Si vous en avez un sous la main, vous devez utiliser une déchiqueteuse pour éliminer correctement toute information sensible, comme les déclarations de revenus datant de plus de sept ans ou les permis de conduire expirés.

  4. Système. Il est temps de commencer à mettre en œuvre votre système. Vous pouvez choisir parmi toutes sortes de systèmes de classement. Une des choses dont vous avez absolument besoin est un classeur pour stocker vos documents. Quelques exemples de systèmes que vous pouvez utiliser pour organiser vos documents seraient de tout trier par ordre alphabétique par sujet, par personne ou même par ordre chronologique. Une forte recommandation est de stocker tous les documents vitaux (tels que les certificats de naissance, les actes ou les passeports) dans un coffre-fort ou un coffre-fort ignifuge.

  5. Maintenir. Une fois que vous avez démarré votre système d’organisation, vous devez le maintenir. Si vous ne le faites pas, vous devrez répéter le processus dans quelques mois.