Avez-vous déjà remarqué à quel point le courrier électronique est devenu une bénédiction mitigée?

Bien que le courrier électronique puisse être une aide considérable à la fois pour les entreprises et la famille, il peut également devenir rapidement un désordre écrasant qui semble impossible à contrôler. L’organisation du courrier électronique est l’un des meilleurs moyens de maîtriser cette bénédiction mixte chaotique. Étonnamment, c’est vraiment facile à faire, tout ce que vous avez à faire est de suivre ces quelques directives simples, et vous aurez un système de messagerie fonctionnant en douceur et complètement organisé.

Commencez tout de suite. * Le plus gros problème avec l’organisation des e-mails est que tout le monde dit toujours « J’y reviendrai plus tard ». Bien que tout à fait compréhensible, c’est peut-être la pire chose que vous puissiez faire, car le courrier électronique continuera simplement à s’accumuler dans votre boîte de réception pendant que vous attendez de «faire le tour». En commençant à organiser votre e-mail tout de suite, ou au moins dès que vous décidez que vous en avez besoin, vous réduirez la quantité de travail que vous devrez faire plus tard.

Créez des boîtes ou des dossiers séparés. * Quel que soit le type de système de messagerie que vous utilisez (il peut s’agir de _Outlook, G-Mail, _ ou _Y-Mail! _), Il vous permettra de créer des boîtes séparées ou dossiers dans lesquels vous pouvez séparer votre e-mail. Une façon de voir cela est de considérer votre compte de messagerie comme un classeur avec des tiroirs séparés. Étiquetez les tiroirs séparés avec des noms tels que Travail, Personnel ou Légal. À l’intérieur de chacun de ces «tiroirs», vous pouvez créer des fichiers séparés, que vous pouvez continuer à décomposer pour être aussi précis que vous le souhaitez.

Créez des règles. * Quel que soit le type de système de messagerie que vous utilisez, vous aurez la possibilité de créer des règles de tri automatique. Ces tris automatiques sont appelés par des noms tels que «règles» ou «filtres» en fonction du système que vous utilisez, et peuvent être d’une immense aide pour organiser votre courrier électronique. En créant une règle simple, vous pouvez faire en sorte que votre système de messagerie envoie automatiquement un e-mail au fichier approprié pour vous, laissant ainsi tout organisé correctement.

Maintenez et mettez à jour vos méthodes. * Tout change au fil du temps, et votre système de messagerie n’est pas différent. Cela signifie que vous devez prendre le temps de maintenir et de mettre à jour toutes les méthodes que vous avez implémentées. En moyenne, une fois par mois sera généralement tout le temps que vous devez consacrer à maintenir votre système à jour. Passez en revue votre système et voyez si vous utilisez toujours des règles particulières, si vous avez encore besoin de certains e-mails, etc. Si vous ne le faites pas, archivez ces règles ou ces e-mails.